Erzbistum Köln
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Ordnung zur Regelung von Einsichts- und Auskunftsrechten in Akten der kirchlichen Rechtsträger und deren Einrichtungen im Erzbistum Köln durch die Unabhängige Aufarbeitungskommission des Erzbistums Köln, zu Forschungszwecken im Rahmen der Aufarbeitung sexuellen Missbrauchs sowie durch Rechtsanwaltskanzleien

Vom 18. Februar 2025

ABl. EBK 2025, Nr. 47, S. 72

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PRÄAMBEL1#

In Anerkennung, dass Kleriker und sonstige Beschäftigte im Dienst der katholischen Kirche in Deutschland in der Vergangenheit Kinder, Jugendliche und schutz- oder hilfebedürftige Erwachsene sexuell missbraucht haben,
in der Absicht, das Leid der Betroffenen in den Fokus zu stellen, die strukturelle Beteiligung von Betroffenen am Prozess der Aufarbeitung zu sichern und ansprechbar zu sein für die Anliegen Betroffener und ihrer Angehörigen,
ferner in der Absicht, die Umstände von sexuellem Missbrauch in der Vergangenheit und in der Gegenwart in den Blick zu nehmen und die Aufarbeitung des sexuellen Missbrauchs insbesondere durch die quantitative Erhebung des sexuellen Missbrauchs, die Untersuchung des administrativen Umgangs mit Tätern und Betroffenen und die Identifikation von Strukturen, die sexuellen Missbrauch zugelassen oder erleichtert oder dessen Aufdeckung erschwert haben, sowie die qualitative Analyse der spezifischen Bedingungen des Entstehens und des Aufdeckens von Missbrauchsfällen zu ermöglichen,
zu dem Zweck, dem Gebot von Unabhängigkeit und Transparenz der Aufarbeitung Rechnung zu tragen sowie unter größtmöglicher Wahrung der Privatsphäre und der Persönlichkeitsrechte betroffener Personen wird die folgende Ordnung erlassen:
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§ 1
Geltungsbereich

Diese Ordnung regelt die Offenlegung von Unterlagen (Sachakten sowie Personalakten von Klerikern) aller kirchlichen Rechtsträger und deren Einrichtungen im Erzbistum Köln, unabhängig von ihrer Rechtsform, in Form der Übermittlung (Auskunft) und in Form der Bereitstellung (Einsicht) gegenüber der Unabhängigen Aufarbeitungskommission des Erzbistums Köln, zu Forschungszwecken sowie gegenüber Rechtsanwaltskanzleien.
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§ 2
Verhältnis zum KDG und zur KAO

( 1 ) Für die Verarbeitung personenbezogener Daten finden das Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG) und die zu seiner Durchführung ergangenen Vorschriften, insbesondere die Durchführungsverordnung zum Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG-DVO), sowie die Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche (Kirchliche Archivordnung – KAO) in ihrer jeweils geltenden Fassung Anwendung, soweit sich aus dieser Ordnung nichts Abweichendes ergibt.
( 2 ) Personen, an die personenbezogene Daten gemäß dieser Ordnung übermittelt werden, müssen auf die Vertraulichkeit im Umgang mit diesen Daten verpflichtet werden, sofern sie nicht einer entsprechenden gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.
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§ 3
Begriffsbestimmungen

Im Sinne dieser Ordnung bezeichnet der Ausdruck
  1. „Aufarbeitung“ die Erfassung von Tatsachen, Ursachen und Folgen von sexuellem Missbrauch an Kindern, Jugendlichen und schutz- und hilfebedürftigen Erwachsenen in der katholischen Kirche zu dem Zweck, eine quantitative Erhebung des sexuellen Missbrauchs vorzunehmen, den administrativen Umgang mit Tätern und Betroffenen zu untersuchen und die Identifikation von Strukturen, die sexuellen Missbrauch zugelassen oder erleichtert oder dessen Aufdeckung erschwert haben, sowie die qualitative Analyse der spezifischen Bedingungen des Entstehens und des Aufdeckens von Missbrauchsfällen zu ermöglichen. Dies kann auch anhand von Einzelfällen erfolgen;
  2. „Unterlagen“ die in Sachakten vorliegenden Aufzeichnungen jeglicher Art unabhängig von ihrer Speicherungsform sowie alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für Erhaltung, Verständnis und Nutzung dieser Informationen notwendig sind;
  3. „Unabhängige Aufarbeitungskommission“ die unabhängige Kommission zur Aufarbeitung des sexuellen Missbrauchs auf der Ebene des Erzbistums, die aufgrund der von dem Diözesanbischof für das Erzbistum verbindlich erklärten „Gemeinsamen Erklärung über verbindliche Kriterien und Standards für eine unabhängige Aufarbeitung von sexuellem Missbrauch in der katholischen Kirche in Deutschland“ zwischen dem Unabhängigen Beauftragten für Fragen des sexuellen Kindesmissbrauchs und der Deutschen Bischofskonferenz errichtet worden ist. Das seitens des Diözesanbischofs in Kraft gesetzte Statut für die Unabhängige Aufarbeitungskommission enthält in der jeweils geltenden Fassung nähere Regelungen zu Aufgaben und Kompetenzen der Unabhängigen Aufarbeitungskommission;
  4. „Forschung“ die auf der Basis wissenschaftlicher Standards erfolgende, sexuellen Missbrauch an Kindern, Jugendlichen und schutz- und hilfebedürftigen Erwachsenen in der katholischen Kirche betreffende unabhängige systematische Suche nach neuen Erkenntnissen durch Mitarbeitende an Hochschulen und anderen wissenschaftlich arbeitenden Einrichtungen einschließlich der Dokumentation und Veröffentlichung der Untersuchung;
  5. „Rechtsanwaltskanzleien“ die Büroräume und das Unternehmen oder den Betrieb eines Rechtsanwalts oder mehrerer Rechtsanwälte unabhängig von ihrer Rechtsform, die im Rahmen eines Auftrags tätig werden im Zusammenhang mit der Untersuchung sexuellen Missbrauchs an Kindern, Jugendlichen und schutz- und hilfebedürftigen Erwachsenen in der katholischen Kirche;
  6. „Auskunft“ die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Offenlegung in Form der Übermittlung;
  7. „Einsicht“ die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Offenlegung in Form der Bereitstellung;
  8. „Betroffene Person“ diejenige Person im Sinne des § 4 Nr. 1 KDG, deren personenbezogene Daten offengelegt oder in sonstiger Weise verarbeitet werden. Dies kann der Täter oder das Opfer sein. „Betroffene/r“ bezeichnet immer das Opfer sexuellen Missbrauchs.
  9. „Sachakten“ sind alle Akten der kirchlichen Rechtsträger und ihrer Einrichtungen, insbesondere die Interventionsakten, die keine Personalakten sind.
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§ 4
Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bei der Offenlegung von personenbezogenen Daten aus Sachakten gegenüber der Unabhängigen Aufarbeitungskommission

( 1 ) Die Offenlegung personenbezogener Daten durch Auskunft oder Einsicht in Unterlagen gegenüber der Unabhängigen Aufarbeitungskommission ohne Einwilligung der betroffenen Personen ist zulässig, soweit
  • dies für die Durchführung der Aufarbeitung erforderlich ist,
  • eine Nutzung anonymisierter Daten zu diesem Zweck nicht möglich oder die Anonymisierung mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden ist und
  • das kirchliche Interesse an der Aufarbeitung das schutzwürdige Interesse der betroffenen Personen erheblich überwiegt.
( 2 ) 1 Die Unabhängige Aufarbeitungskommission kann grundsätzlich entscheiden, ob die Offenlegung durch Einsicht in die Unterlagen oder durch Auskunft erfolgt. 2 Auskünfte können sich ausschließlich auf solche Inhalte beziehen, die eine quantitative Erhebung des sexuellen Missbrauchs, die Untersuchung des administrativen Umgangs mit Tätern und Betroffenen und die Identifikation von Strukturen, die sexuellen Missbrauch zugelassen oder erleichtert oder dessen Aufdeckung erschwert haben, sowie die qualitative Analyse der spezifischen Bedingungen des Entstehens und Aufdeckens von Missbrauchsfällen ermöglichen.
  • 1 Ein Einsichtsrecht kann je Vorgang bis zu vier Mitgliedern der Unabhängigen Aufarbeitungskommission, die aufgrund ihrer Qualifikation aus der Aufarbeitungskommission selbst heraus zu bestimmen sind, gewährt werden. 2 Die Einsicht nehmenden Mitglieder sind berechtigt, über die bei der Einsicht gewonnenen Erkenntnisse den anderen Mitgliedern der der Unabhängigen Aufarbeitungskommission Auskunft zu erteilen.
  • 1 Die Erteilung einer Auskunft kann abgelehnt werden, wenn der/die Justitiar/in feststellt, dass dies Auskunft einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordert. 2 Auskünfte beziehen sich ausschließlich auf solche Inhalte, die eine quantitative Erhebung des sexuellen Missbrauchs, die Untersuchung des administrativen Umgangs mit Tätern und Betroffenen und die Identifikation von Strukturen, die sexuellen Missbrauch zugelassen oder erleichtert oder dessen Aufdeckung erschwert haben, sowie die qualitative Analyse der spezifischen Bedingungen des Entstehens und Aufdeckens von Missbrauchsfällen ermöglichen. 3 Dies erfolgt auch anhand von Einzelfällen.
( 3 ) Personenbezogene Daten werden nur an solche Personen übermittelt, die auf das Datengeheimnis nach § 5 KDG verpflichtet worden sind.
( 4 ) 1 Personenbezogene Daten dürfen nur für die Aufarbeitung von sexuellem Missbrauch verwendet werden, die vom Auftrag der Unabhängigen Aufarbeitungskommission erfasst ist. 2 Eine weitergehende Verwendung ist nicht zulässig.
( 5 ) 1 Die nach Absatz 2 durch die Unabhängige Aufarbeitungskommission erhobenen personenbezogenen Daten sind gegen unbefugte Kenntnisnahme durch Dritte zu schützen. 2 Die personenbezogenen Daten sind, sobald der Zweck, zu welchem sie erhoben wurden, es erlaubt, vor Offenlegung gegenüber Dritten zu anonymisieren. 3 Solange dies noch nicht möglich ist, sind die Merkmale gesondert aufzubewahren, mit denen Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren Person zugeordnet werden können. 4 Sie dürfen mit Einzelangaben nur zusammengeführt werden, soweit die Zwecke der Aufarbeitung dies erfordern. 5 Sie sind spätestens zwei Jahre nach Erstellung des Abschlussberichts zu vernichten oder an das Erzbistum zurückzugeben.
( 6 ) Sind personenbezogene Daten nach den Absätzen 1 bis 3 offengelegt worden, darf die Unabhängige Aufarbeitungskommission diese nur veröffentlichen, wenn dies für die Aufarbeitung des sexuellen Missbrauchs unerlässlich ist und nur soweit Personen der Zeitgeschichte betroffen sind.
( 7 ) Bei der Veröffentlichung der Ergebnisse der Unabhängigen Aufarbeitungskommission sind die Persönlichkeitsrechte jedweder genannten Person zu wahren.
( 8 ) Ein Antrag auf Offenlegung personenbezogener Daten durch Auskunft oder Einsicht in Unterlagen gegenüber einer Unabhängigen Aufarbeitungskommission einer anderen Diözese kann dann bewilligt werden, wenn über die vorgenannten Bedingungen hinaus deren Mitglieder jeweils eine schriftliche Erklärung zur Verpflichtung auf das Datengeheimnis nach § 5 KDG gegenüber dem Erzbistum Köln abgegeben haben.
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§ 5
Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bei der Offenlegung von personenbezogenen Daten aus Sachakten zu Forschungszwecken

( 1 ) Die Offenlegung personenbezogener Daten durch Auskunft oder Einsicht in Unterlagen ohne Einwilligung des/der Betroffenen gegenüber Hochschulen und anderen Einrichtungen, die wissenschaftliche Forschung betreiben, ist unzulässig.
( 2 ) 1 Die Offenlegung nach Absatz 1 erfolgt durch Erteilung von Auskünften, wenn hierdurch der Zweck der Aufarbeitung erreicht werden kann und die Erteilung keinen unverhältnismäßigen Aufwand erfordert. 2 Andernfalls kann ein Einsichtsrecht gewährt werden. 3 Die Auskünfte werden durch eine vom Diözesanbischof beauftragte Person erteilt, die auf das Datengeheimnis nach § 5 KDG verpflichtet ist. 4 Sie beziehen sich ausschließlich auf solche Inhalte, die eine quantitative Erhebung des sexuellen Missbrauchs, die Untersuchung des administrativen Umgangs mit Tätern und Betroffenen und die Identifikation von Strukturen, die sexuellen Missbrauch zugelassen oder erleichtert oder dessen Aufdeckung erschwert haben, sowie die qualitative Analyse der spezifischen Bedingungen des Entstehens und Aufdeckens von Missbrauchsfällen ermöglichen; dies erfolgt auch anhand von Einzelfällen.
( 3 ) 1 Personenbezogene Daten dürfen nur mit Zustimmung der/die Betroffenen und für die Forschungsarbeit verwendet werden, für die sie übermittelt worden sind. 2 Die Verwendung für andere Forschungsarbeiten oder die Offenlegung gegenüber Dritten richtet sich nach den Absätzen 1 bis 3 und ist nur mit Einwilligung des Diözesanbischofs zulässig. 3 Abs. 1 Satz 2 gilt entsprechend.
( 4 ) 1 Die nach Absatz 2 zu Forschungszwecken erhobenen personenbezogenen Daten sind gegen unbefugte Kenntnisnahme durch Dritte zu schützen. 2 Die wissenschaftliche Forschung betreibende Stelle hat dafür zu sorgen, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten räumlich und organisatorisch getrennt von der Erfüllung solcher Verwaltungsaufgaben oder Geschäftszwecke erfolgt, für die diese Daten gleichfalls von Bedeutung sein können.
( 5 ) 1 Sobald der Forschungszweck es erlaubt, sind die personenbezogenen Daten vor Offenlegung gegenüber Dritten zu anonymisieren. 2 Solange dies noch nicht möglich ist, sind die Merkmale gesondert aufzubewahren, mit denen Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren Person zugeordnet werden können. 3 Sie dürfen mit Einzelangaben nur zusammengeführt werden, soweit der Forschungszweck dies erfordert. 4 Sie sind spätestens zwei Jahre nach Erfüllung des Forschungszwecks zu vernichten oder an die Erzdiözese zurückzugeben.
( 6 ) Sind personenbezogene Daten nach den Absätzen 1 bis 3 offengelegt worden, dürfen diese nur veröffentlicht werden, wenn dies für die Darstellung von Forschungsergebnissen über Personen der Zeitgeschichte unerlässlich ist.
( 7 ) Bei der Veröffentlichung des Forschungsergebnisses sind die Persönlichkeitsrechte jedweder genannten Person zu wahren.
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§ 6
Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bei der Offenlegung von personenbezogenen Daten aus Sachakten gegenüber Rechtsanwaltskanzleien

( 1 ) 1 Die Offenlegung personenbezogener Daten durch Auskunft oder Einsicht in Unterlagen ist gegenüber Rechtsanwaltskanzleien zulässig, soweit
  1. dies für die Durchführung der Aufarbeitung oder zur Rechtsberatung der Unabhängigen Aufarbeitungskommission im Zusammenhang mit der Aufarbeitung von sexuellem Missbrauch erforderlich ist,
  2. eine Nutzung anonymisierter Daten zu diesem Zweck nicht möglich oder die Anonymisierung mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden ist,
  3. das kirchliche Interesse an der Aufarbeitung und rechtlichen Bewertung des Sachverhalts das schutzwürdige Interesse der betroffenen Personen erheblich überwiegt und
  4. der/die Betroffene und der Diözesanbischof oder die von ihm bestimmte verantwortliche Person die Einwilligung hierzu erteilt hat.
2 Einer Einwilligung nach Ziffer 4 bedarf es nicht, wenn die Offenlegung von personenbezogenen Daten im Auftrag der Unabhängigen Aufarbeitungskommission im Rahmen des in § 3 lit. a) genannten Zwecks erfolgt.
( 2 ) Die Offenlegung nach Absatz 1 erfolgt durch Erteilung von Auskünften, wenn hierdurch der Zweck der Aufarbeitung erreicht werden oder die gewünschte Rechtsberatung im Zusammenhang mit der Aufarbeitung von sexuellem Missbrauch erfolgen kann und die Erteilung keinen unverhältnismäßigen Aufwand erfordert. Andernfalls kann ein Einsichtsrecht gewährt werden.
( 3 ) Die personenbezogenen Daten dürfen ausschließlich zur Bearbeitung des erteilten Auftrags verwendet werden und sind auf Verlangen des Auftraggebers zu löschen.
( 4 ) Die beauftragte Rechtsanwaltskanzlei ist vertraglich zu besonderer Vertraulichkeit zu verpflichten.
( 5 ) Die personenbezogenen Daten sind gegen unbefugte Kenntnisnahme durch Dritte zu schützen.
( 6 ) 1 Sobald der Zweck es erlaubt, sind die personenbezogenen Daten vor Offenlegung gegenüber Dritten zu anonymisieren. 2 Solange dies noch nicht möglich ist, sind die Merkmale gesondert aufzubewahren, mit denen Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren Person zugeordnet werden können. 3 Sie dürfen mit Einzelangaben nur zusammengeführt werden, soweit die Zwecke der Aufarbeitung dies erfordern. 4 Sie sind spätestens zwei Jahre nach Erstellung des Abschlussberichts zu vernichten oder an die Erzdiözese zurückzugeben.
( 7 ) Sind personenbezogene Daten nach den Absätzen 1 bis 2 offengelegt worden, dürfen diese nur veröffentlicht werden, wenn dies für die Darstellung von Untersuchungsergebnissen über Personen der Zeitgeschichte unerlässlich ist.
( 8 ) Bei der Veröffentlichung der Untersuchungsergebnisse sind die Persönlichkeitsrechte jedweder genannten Person zu wahren.
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§ 7
Auskunfts- und Einsichtsrechte der Unabhängigen Aufarbeitungskommission in Personalakten von Klerikern

( 1 ) Die Übermittlung personenbezogener Daten in Akten ohne Einwilligung des Klerikers an die Unabhängige Aufarbeitungskommission ist zulässig, soweit
  • dies für die Durchführung der Aufarbeitung notwendig ist,
  • eine Nutzung anonymisierter Daten zu diesem Zweck nicht möglich oder die Anonymisierung mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden ist,
  • das kirchliche Interesse an der Aufarbeitung das schutzwürdige Interesse des Bediensteten erheblich überwiegt und
  • der Diözesanbischof oder die von ihm bestimmte verantwortliche Person die Erlaubnis hierzu erteilt hat.
( 2 ) 1 Zwei Mitgliedern der Unabhängigen Aufarbeitungskommission, die aufgrund ihrer Qualifikation aus der Kommission selbst heraus zu bestimmen sind, kann ein Akteneinsichtsrecht gewährt werden. 2 Die Einsicht nehmenden Mitglieder sind berechtigt, über die bei der Einsicht gewonnenen Erkenntnisse den anderen Mitgliedern der Unabhängigen Aufarbeitungskommission Auskunft zu erteilen. 3 Die Übermittlung nach Abs. 1 erfolgt durch Erteilung von Auskünften, wenn hierdurch der Zweck der Aufarbeitung erreicht werden kann und die Erteilung keinen unverhältnismäßigen Aufwand erfordert. 4 Sie kann abgelehnt werden, wenn der/die Justitiar/in feststellt, dass diese Auskunft einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordert.
( 3 ) Personenbezogene Daten werden nur an solche Personen übermittelt, die Amtsträger oder für den kirchlichen Dienst besonders Verpflichtete sind oder die auf das Datengeheimnis nach § 5 KDG verpflichtet worden sind.
( 4 ) Der Dienstherr informiert über die Auskunft und Einsichtnahme in Personalakten durch die Unabhängige Aufarbeitungskommission durch persönliches Anschreiben an jeden Bediensteten.
( 5 ) 1 Personenbezogene Daten dürfen nur für die Aufarbeitung von sexuellem Missbrauch verwendet werden, für die sie übermittelt worden sind. 2 Eine weitergehende Verwendung ist nicht zulässig.
( 6 ) 1 Die personenbezogenen Daten sind gegen unbefugte Kenntnisnahme durch Dritte zu schützen und sobald der Zweck, zu welchem sie erhoben wurden, es erlaubt, zu anonymisieren. 2 Solange dies noch nicht möglich ist, sind die Merkmale gesondert aufzubewahren, mit denen Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren Person zugeordnet werden können. 3 Sie dürfen mit Einzelangaben nur zusammengeführt werden, soweit die Zwecke der Aufarbeitung dies erfordern. 4 Sie sind spätestens zwei Jahre nach Erstellung des Abschlussberichts zu vernichten oder an das Erzbistum zurückzugeben.
( 7 ) Wer nach den Absätzen 1 bis 3 personenbezogene Daten des Bediensteten aus dessen Personalakte erhalten hat, darf diese nur veröffentlichen, wenn dies für die Aufarbeitung des sexuellen Missbrauchs unerlässlich ist und nur soweit Personen der Zeitgeschichte betroffen sind.
( 8 ) Bei der Veröffentlichung der Ergebnisse der Unabhängigen Aufarbeitungskommission sind die Persönlichkeitsrechte jedweder genannten Person zu wahren.
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§ 8
Inkrafttreten, Geltungsdauer, Überprüfung

( 1 ) Diese Ordnung tritt mit der Veröffentlichung im Amtsblatt in Kraft.
( 2 ) Sie soll spätestens nach Ablauf des neunten Jahres ihrer Geltung einer Überprüfung unterzogen werden.
( 3 ) Sie gilt für einen Zeitraum von zunächst 10 Jahren und kann um weitere fünf Jahre verlängert werden.
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1 ↑ Im Interesse einer besseren Lesbarkeit wird nicht ausdrücklich in geschlechtsspezifische Personenbezeichnungen differenziert. Die gewählte männliche Form schließt adäquate andere Formen gleichberechtigt ein.