( 1 ) 1 Die Kölner Ordenskonferenz (KOK) ist ein vom Erzbischof approbierter, rechtlich unselbständiger Zusammenschluss aller Ordensgemeinschaften im Erzbistum Köln. 2 Rechtsträger ist das Erzbistum Köln.

( 2 ) Ordensgemeinschaft im Sinne der nachfolgenden Bestimmungen sind alle Ordensinstitute, Säkularinstitute und Gesellschaften des apostolischen Lebens, wie sie das katholische Kirchenrecht in den cann. 573 bis 746 CIC beschreibt, mit mindestens einer rechtmäßig errichteten Niederlassung im Erzbistum Köln, unabhängig davon, ob sie päpstlichen oder bischöflichen Rechts sind.

( 3 ) 1 Vereine von Gläubigen gem. cann. 298-329 CIC, deren Lebensweise den Ordensinstituten, Säkularinstituten oder Gesellschaften des apostolischen Lebens ähnelt und die mindestens eine rechtmäßig errichtete Niederlassung im Erzbistum Köln haben, können auf Vorschlag des Bischofsvikars für die Orden durch den Vorstand der Kölner Ordenskonferenz als Mitglied in die Kölner Ordenskonferenz aufgenommen werden. 2 Hiermit sind keine über die Mitgliedschaft in der Kölner Ordenskonferenz hinausgehenden Rechtsfolgen verbunden.

( 4 ) Jede Ordensgemeinschaft im Erzbistum Köln ist Mitglied der Kölner Ordenskonferenz.

( 5 ) 1 Die Mitgliedschaft endet mit Schließung der letzten Niederlassung im Erzbistum Köln. 2 Die Mitgliedschaft ist ebenfalls durch schriftliche Mitteilung an den Vorstand aktiv kündbar.

( 1 ) Die Kölner Ordenskonferenz will die Mitglieder der Ordensgemeinschaften ermutigen, bestärken und befähigen, ihre Berufung aus dem Geist des Evangeliums überzeugend und solidarisch in der Welt von heute sichtbar zu machen und zu leben.

( 2 ) Ziele und Aufgaben der Kölner Ordenskonferenz sind daher vor allem:

1 Der Vorstand unterstützt die Kölner Ordenskonferenz bei der Organisation und Durchführung ihres Auftrags. Ihm kommt kein Recht auf Vertretung gegenüber Dritten zu. 2 Nr. 3.2 Abs. 2 bleibt unberührt.

( 1 ) Der Vorstand besteht aus dem Vorsitzenden¹#, seinem Stellvertreter und bis zu vier weiteren Vorstandsmitgliedern.

( 2 ) 1 Die Delegiertenversammlung wählt ein Mitglied einer Ordensgemeinschaft zum Vorsitzenden des Vorstandes. Gewählt ist der Kandidat, der die absolute Mehrheit der anwesenden Stimmberechtigten auf sich vereinigt. 2 Nach zwei erfolglosen Wahlgängen entscheidet eine Stichwahl gem. can. 119 CIC.

( 3 ) 1 Die Delegiertenversammlung wählt bis zu fünf weitere Mitglieder von Ordensgemeinschaften in den Vorstand. 2 Gewählt sind

( 4 ) 1 Der Vorstand wählt aus seinen Mitgliedern den stellvertretenden Vorsitzenden. 2 Wird eine Ordensfrau zur Vorsitzenden des Vorstandes gewählt, so sollte nach Möglichkeit der stellvertretende Vorsitzende ein Ordensmann sein und umgekehrt.

( 5 ) Die Amtszeit des Vorstandes beträgt vier Jahre.

( 6 ) 1 Scheidet der Vorsitzende des Vorstandes aus, so übernimmt der stellvertretende Vorsitzende die Aufgaben bis zur nächsten Delegiertenversammlung. 2 Auf der nächsten Delegiertenversammlung wird ein neuer Vorsitzender des Vorstandes für die Dauer der laufenden Wahlperiode gewählt.

( 7 ) Scheidet ein Vorstandsmitglied innerhalb einer Wahlperiode aus, wird auf der nächsten Delegiertenversammlung ein Nachfolger für die Dauer der laufenden Wahlperiode gewählt.

( 8 ) Eine Wiederwahl aller Vorstandsfunktionen ist auch mehrfach möglich.

( 9 ) Die Wahlen erfolgen geheim.

( 1 ) Aufgaben des Vorstands sind:

( 2 ) Zur Erfüllung seiner Aufgaben ist der Vorstand innerhalb der verfügbaren Budgetmittel der Kölner Ordenskonferenz berechtigt, das Erzbistum Köln in Rechtsgeschäften zu vertreten.

( 1 ) Der Vorstand tagt in der Regel dreimal jährlich.

( 2 ) Einmal pro Jahr wird der Bischofsvikar für die Orden mit dem Ordensreferenten zu einer Sitzung des Vorstands eingeladen, alle zwei Jahre zusätzlich der Erzbischof.

( 3 ) 1 Abstimmungen sind öffentlich; auf Antrag sind sie geheim durchzuführen. 2 Die Entscheidung bedarf der Mehrheit der abgegebenen Stimmen; eine Stimmenthaltung gilt als nicht abgegebene Stimme.

( 4 ) 1 Der Vorsitzende des Vorstandes ist Interessenvertreter für die Kölner Ordenskonferenz. 2 Als solcher ist er Ansprechpartner für die Mitglieder und den Bischofsvikar für die Orden.

( 5 ) 1 Der Schriftführer fertigt von den Vorstandssitzungen Ergebnisprotokolle an. 2 Diese gehen den Mitgliedern des Vorstands sowie dem Bischofsvikariat für die Orden zu.

( 6 ) 1 Der Finanzbeauftragte wacht in besonderer Weise über die Einhaltung der durch das Erzbistum Köln eingeräumten Finanzmittel/Budgets. Er trägt Sorge für die laufende Aufzeichnung und die buchhalterische Aufbereitung sämtlicher Sachverhalte mit finanzieller Auswirkung, damit diese in der erforderlichen Weise durch die mit der Finanzbuchhaltung Beauftragten laufend verarbeitet werden können. 2 Er ist auskunfts- und vorlagepflichtig gegenüber allen Mitarbeitenden, die für eine sachgerechte Verbuchung Sorge tragen. 3 Der Finanzbeauftragte erstattet Bericht über die Verwendung der durch das Erzbistum eingeräumten Finanzmittel/Budgets und ggf. weiterer Umsätze.

( 7 ) Die Mitglieder des Vorstandes stimmen untereinander die Arbeitsweise des Vorstandes ab.

( 8 ) Vorstandssitzungen können auch auf dem Wege der digitalen Kommunikation durchgeführt werden.

( 1 ) 1 Jede Ordensgemeinschaft kann ein stimmberechtigtes Mitglied in die Delegiertenversammlung entsenden; ein weiteres Mitglied der Ordensgemeinschaft kann als Mitglied mit beratender Stimme in die Delegiertenversammlung entsendet werden. 2 Das Delegat dauert bis zur nächsten ordentlichen Delegiertenversammlung. 3 Jedes Mitglied einer Ordensgemeinschaft kann unabhängig von seinem gemeinschaftsinternen Status entsendet werden.

( 2 ) Bei Verhinderung des stimmberechtigten Mitglieds kann die Ordensgemeinschaft eine Vertretung entsenden.

( 3 ) Die stimmberechtigten Mitglieder der Kölner Ordenskonferenz haben bei Abstimmungen und Wahlen eine Stimme.

( 4 ) 1 Der Vorstand der Kölner Ordenskonferenz sowie die Mitglieder der Ordensgemeinschaften, die im Priesterrat und im Diözesanpastoralrat vertreten sind, gehören von Amts wegen zur Delegiertenversammlung. 2 Sie haben in dieser Funktion bei Abstimmungen und Wahlen jeweils eine Stimme.

( 5 ) 1 Der Bischofsvikar für die Orden und der Ordensreferent gehören von Amts wegen zur Delegiertenversammlung. 2 Sie haben beratende Stimme.

( 6 ) Zur Delegiertenversammlung können durch den Vorstand Gäste eingeladen werden.

Aufgaben der Delegiertenversammlung sind:

( 1 ) Die Delegiertenversammlung trifft sich mindestens einmal im Jahr.

( 2 ) Eine außerordentliche Delegiertenversammlung muss einberufen werden, wenn mindestens ein Drittel der Mitglieder dies unter Angabe einer Tagesordnung beantragen.

( 3 ) 1 Abstimmungen sind öffentlich; auf Antrag sind sie geheim durchzuführen. 2 Die Entscheidung bedarf der Mehrheit der abgegebenen Stimmen; eine Stimmenthaltung gilt als nicht abgegebene Stimme.

( 4 ) 1 Delegiertenversammlungen sollen in der Regel in Präsenz stattfinden. 2 Sie können bei Bedarf auch im Wege der elektronischen Kommunikation oder in einer gemischten Versammlung aus Anwesenden und digital Dazugeschalteten durchgeführt werden. 3 Über das Format der Sitzung entscheidet der Vorstand.

( 5 ) Von den Delegiertenversammlungen werden Ergebnisprotokolle angefertigt und gehen den Mitgliedern der Delegiertenversammlungen sowie dem Bischofsvikariat für die Orden zu.

( 6 ) Zusätzlich zur Delegiertenversammlung und zur Vorstandsarbeit sind weitere Formen der Zusammenarbeit möglich wie zum Beispiel Arbeitsgruppen, Austauschtreffen oder andere Gesprächskreise, die vor allem auf Eigeninitiative zustande kommen.

( 1 ) Die Führung von Barkassen ist unter Beachtung der Dienstanweisung zur Führung von Barkassen (Dienstanweisung Barkassen, in der jeweilig gültigen Fassung) für Kleinstbeträge zulässig.

( 2 ) 1 Für die Kölner Ordenskonferenz wird durch die Erzbischöfliche Finanz- und Vermögensverwaltung ein Konto des Erzbistum Köln eingerichtet. 2 Die Führung separater Konten ist unzulässig.

( 1 ) 1 Das Bischofsvikariat für die Orden stellt im Rahmen seiner wirtschaftlichen Möglichkeiten der Kölner Ordenskonferenz ein Budget im Rahmen der Wirtschaftsplanung zur Verfügung, um die Wahrnehmung der sich aus dieser Ordnung ergebenden Aufgaben zu gewährleisten. 2 Aktuell werden der Kölner Ordenskonferenz pro Jahr 2,00 Euro pro Mitglied einer Ordensgemeinschaft, das zum Stichtag 30.06. des Vorjahres in einer Niederlassung im Erzbistum Köln gelebt hat, zur Verfügung gestellt. Der Bischofsvikar für die Orden kann diesen Betrag nach Anhörung des Vorstandes der Kölner Ordenskonferenz anpassen.

( 2 ) 1 Die Kölner Ordenskonferenz verwaltet ihr Budget zur Erfüllung ihrer Aufgaben gemäß dieser Ordnung. 2 Hiermit einher geht die Verpflichtung, alle buchhalterisch relevanten Sachverhalte laufend aufzubereiten, aufzuzeichnen und den für die sachgerechte Verbuchung Zuständigen innerhalb der notwendigen Fristen zuzuleiten.

( 3 ) Der Vorstand kann Teilnahmegebühren für Veranstaltungen erheben.

( 4 ) 1 Beim Erzbistum Köln kann für die Durchführung von Veranstaltungen finanzielle Unterstützung beantragt werden. 2 Die jeweiligen Förderbedingungen und Antragsfristen sind zu berücksichtigen.

( 5 ) Der Finanzbeauftragte legt der Delegiertenversammlung einen Jahresbericht über die Finanzen der Kölner Ordenskonferenz vor.

( 6 ) Die Mitarbeit in der Kölner Ordenskonferenz geschieht auf ehrenamtlicher Basis.

( 1 ) Die Kölner Ordenskonferenz und das Bischofsvikariat für die Orden werden sich um einen vertrauensvollen Austausch und eine konstruktive Zusammenarbeit bemühen.

( 2 ) Das Bischofsvikariat für die Orden stellt dem Vorstand die Kontaktdaten der Niederlassungen (Anschrift, E-Mail, Telefon, Name des Hausoberen bzw. der Hausoberin) sowie die Anzahl der statistisch erfassten Mitglieder der Niederlassungen zur Verwendung im Rahmen der Aufgaben dieser Ordnung zur Verfügung.

( 1 ) Die Entscheidung über die Auflösung der Kölner Ordenskonferenz fällt der Erzbischof nach Anhörung der Delegiertenversammlung.

( 2 ) Bei Auflösung oder Aufhebung der Kölner Ordenskonferenz wird das Erzbistum Köln das Vermögen unmittelbar und ausschließlich für gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke des gottgeweihten Lebens verwenden.

1 Vorstehende Ordnung wurde von den Delegierten der Kölner Ordenskonferenz am 19.11.2024 beschlossen und dem Erzbischof von Köln zur Genehmigung vorgelegt. 2 Sie tritt mit der Genehmigung des Erzbischofs in Kraft²#.