Erzbistum Köln
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Revisionsordnung für das Erzbistum Köln

Vom 10. Februar 2012

ABl. EBK 2012, Nr. 40, S. 50

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I. Teil
Rechtsgrundlagen, Geltungsbereich und Aufgaben

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§ 1
Rechtsgrundlagen

1 Die Aufgaben der Revision werden für den Bereich des Erzbistums Köln der Stabsabteilung Rechnungskammer übertragen. 2 Sie nimmt eine unabhängige Prüfungs- und Beratungsfunktion im Auftrag des Generalvikars wahr und soll diesen bei der Wahrnehmung seiner Gesamtverantwortung unterstützen und entlasten.
3 Rechtsgrundlagen für die Tätigkeit der Revision sind die kirchenrechtlichen und staatskirchenrechtlichen Bestimmungen, die Satzungen der einzelnen Einrichtungen oder die aufgrund sonstiger Regelungen (z. B. Bewilligungsbedingungen, Gesellschaftsvertrag) verankerten Visitations- und Prüfrechte des Erzbischofs.
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§ 2
Geltungsbereich

( 1 ) Diese Ordnung gilt für
  1. das Erzbistum Köln als Rechts- und Vermögensträger (insbesondere das Erzbischöfliche Generalvikariat sowie die angeschlossenen Einrichtungen) und
  2. alle der Aufsicht des Erzbischofs von Köln aufgrund staatskirchenrechtlicher, kirchenrechtlicher oder satzungsgemäßer Regelung unterstellten Einrichtungen, Vereine, Verbände und sonstigen juristischen Personen und Einrichtungen unabhängig von der jeweiligen Rechtsform.
( 2 ) Der Auftrag der Rechnungskammer erstreckt sich insbesondere auf
  1. alle vom Erzbistum getragenen Einrichtungen und Institutionen sowie Beteiligungen des Erzbistums,
  2. die der kirchlichen Aufsicht unterstellten Vereine, Verbände, Stiftungen und sonstigen juristischen Personen und Einrichtungen,
  3. Kirchengemeinden, Kirchengemeindeverbände und Gemeindeverbände sowie deren Einrichtungen und Beteiligungen,
  4. alle sonstigen Einrichtungen, deren Wirtschaftspläne und Jahresrechnungen dem Erzbischöflichen Generalvikariat vorzulegen sind oder die der kirchlichen Aufsicht unterstehen.
( 3 ) Entsprechendes gilt auch, wenn sonstige Stellen
  1. vom Erzbistum Köln Zuwendungen bzw. Zuschüsse auf der Grundlage von Bewilligungsbedingungen erhalten haben,
  2. Vermögensgegenstände des Erzbistums verwalten,
  3. Geldleistungen an das Erzbistum Köln aufgrund von Beschlüssen oder vertraglichen Regelungen abzuführen haben,
  4. einer derartigen Prüfung satzungsgemäß oder auf sonstige Weise unterworfen sind oder mit dem Erzbistum Köln eine Prüfung vereinbart haben.
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§ 3
Stellung der Rechnungskammer

1 Die Rechnungskammer ist eine Organisationseinheit des Erzbischöflichen Generalvikariats, die direkt dem Generalvikar zugeordnet ist.
2 Die Rechnungskammer ist nur dem Generalvikar verantwortlich.
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§ 4
Prüfungsaufgaben

( 1 ) Die Rechnungskammer prüft und überwacht im Geltungsbereich (§ 2) dieser Ordnung die bistumsweite Einhaltung der internen und externen Vorschriften, Weisungen und Grundsätze.
( 2 ) Die Prüfungstätigkeit dient der Sicherstellung von Ordnungsmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit, Effizienz, Qualität und Innovation des gesamten Verwaltungshandelns.
( 3 ) Die Rechnungskammer prüft insbesondere
a.
die Leistungsfähigkeit der Organisation sowie der Prozesse und Strukturen,
b.
die wirtschaftlichen Verhältnisse,
c.
wirtschaftlich bedeutende Sachverhalte,
d.
das interne Kontrollsystem,
e.
die Risikofrüherkennung,
f.
das Finanz- und Rechnungswesen,
g.
die Jahresabschlüsse der Kirchengemeinden und der Verbände von Kirchengemeinden,
h.
Baumaßnahmen,
i.
die Vergabeverfahren nach Maßgabe der entsprechenden Vergabeordnungen,
j.
interne und öffentliche IT-Systeme (auch im Hinblick auf Sicherheit),
k.
die Tätigkeit der Überwachungsorgane bei Rechtsträgern nach § 2 Abs. 2 Ziffern 2-4 dieser Ordnung.
( 4 ) 1 Sind in den der Prüfung unterliegenden Einrichtungen Organisationseinheiten für die genannten Aufgaben zuständig, erfolgt eine Prüfung im Benehmen mit diesen. 2 Ihre originären, ggf. gesetzlich verankerten Zuständigkeiten bleiben unberührt.
( 5 ) Die Rechnungskammer kann mit Zustimmung des Generalvikars im Auftrag anderer kirchlicher Institutionen (z. B. Verband der Diözesen Deutschlands – VDD) Revisionsaufgaben gegen Aufwendungsersatz durchführen.
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§ 5
Beratungsaufgaben

( 1 ) Zur Unterstützung der Vertretungsorgane und der leitenden Mitarbeiter1# kann die Rechnungskammer auf deren Anfrage und mit Zustimmung des Generalvikars auch Beratungsaufgaben insbesondere zur Ermittlung von Schwachstellen und Rationalisierungsmöglichkeiten in allen Funktionsbereichen übernehmen.
( 2 ) Die Rechnungskammer kann aufgrund ihrer Prüfungserfahrungen zu Angelegenheiten nach § 4 Abs. 3 Stellung nehmen.
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§ 6
Andere Aufgaben

Andere Aufgaben nimmt die Rechnungskammer nur wahr, wenn sie ihr vom Generalvikar im Einzelfall zugewiesen werden.
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II. Teil
Tätigkeit der Rechnungskammer

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§ 7
Prüfungsgrundsätze

( 1 ) 1 Die Rechnungskammer prüft risikoorientiert und bestimmt Zeit, Art und Umfang ihrer Prüfung unter Wahrung der Grundsätze der Verhältnismäßigkeit und Wesentlichkeit. 2 Im Rahmen der Prüfung kann sie auch Ortsbesichtigungen vornehmen.
3 Anweisungen zu Art und Umfang der Prüfungstätigkeit kann neben dem Generalvikar nur der Revisionsleiter erteilen.
( 2 ) 1 Die Rechnungskammer nimmt die Prüfung im Regelfall selbst vor. 2 Sie kann Sachverständige hinzuziehen. 3 Mit Zustimmung des Generalvikars kann die Rechnungskammer im Einzelfall die Prüfung durch Beauftragte vornehmen lassen. 4 Hinsichtlich der Übernahme der Kosten wird vor Beauftragung Dritter entschieden.
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§ 8
Recht auf Auskunft, Zutritt und Aktenvorlage

( 1 ) Die Rechnungskammer ist befugt, von allen ihrer Prüfung unterliegenden Stellen jede von ihr für die Prüfung als notwendig erachtete Auskunft, Vorlage, Aushändigung und Einsendung von Akten, Schriftstücken und sonstigen Unterlagen sowie den Zutritt zu allen Diensträumen zu verlangen, soweit nicht gesetzliche Bestimmungen entgegenstehen.
( 2 ) 1 Das Gleiche gilt auch für Personalakten und die Akten von Klienten, Bewohnern etc. 2 Die Rechnungskammer stellt in diesen Fällen sicher, dass die Akten mit Rücksicht auf die Persönlichkeitsrechte der Betroffenen vertraulich behandelt werden.
3 In der Regel ist die Prüfung auf eine stichprobenartige Kontrolle beschränkt.
( 3 ) Alle Mitarbeiter der Rechnungskammer sind innerhalb und außerhalb des Dienstes zur Verschwiegenheit sowie zur Einhaltung der staatlichen und kirchlichen Vorschriften über den Schutz personenbezogener Daten und zur Wahrung des Steuergeheimnisses verpflichtet.
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§ 9
Prüfungsdurchführung

( 1 ) 1 Die Rechnungskammer legt den Beginn einer Prüfung im Benehmen mit der zu prüfenden Stelle oder Einrichtung fest, sofern nicht eine unvermutete Prüfung erforderlich ist. 2 Vor Beginn einer Prüfung der Tätigkeit einer Hauptabteilung, Stabsabteilung, Abteilung oder eines Referates des Generalvikariats wird die jeweilige Leitung unterrichtet.
( 2 ) Bei der Durchführung der Prüfung wird – soweit es der Prüfungszweck zulässt – auf die berechtigten Belange der geprüften Stelle Rücksicht genommen, damit der Geschäftsablauf so wenig wie möglich beeinträchtigt wird.
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§ 10
Prüfungsergebnis

( 1 ) 1 Die Rechnungskammer teilt das Prüfungsergebnis der geprüften Stelle (z. B. durch Prüfbericht, Prüfvermerk etc.) zur Äußerung innerhalb einer bestimmten Frist mit. 2 In der Regel werden die Prüfungsfeststellungen vor Berichtsabfassung in einem Schlussgespräch erörtert.
3 Die Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen erfolgt durch die geprüfte Stelle im Benehmen mit der Rechnungskammer innerhalb der vereinbarten Fristen.
( 2 ) 1 Wenn es die Rechnungskammer für geboten erachtet, kann sie weitere Stellen des Generalvikariats (wie die Stabsabteilung Recht, die Hauptabteilungen Finanzen oder Verwaltung oder die Mittel bewirtschaftende Stelle) oder die verantwortliche Fachaufsicht über Prüfungsergebnisse unterrichten.
2 Bei einer die Kirchenaufsicht berührenden oder erheblichen finanzwirksamen Feststellung werden regelmäßig die entsprechenden Stellen im Erzbistum unterrichtet.
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§ 11
Angelegenheiten von besonderer Bedeutung

1 Über Angelegenheiten von besonderer Bedeutung unterrichtet die Rechnungskammer den Generalvikar sowie ggf. das vertretungsberechtigte Organ unverzüglich. 2 Dies gilt insbesondere bei der Feststellung von Unterschlagungen, Veruntreuungen, sonstigen Unregelmäßigkeiten oder einem nachhaltigen Verstoß gegen die Mitwirkungspflicht gem. § 13 oder für den Fall, dass wesentliche Prüfungsbeanstandungen (§ 14) nicht ausgeräumt werden.
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§ 12
Jahresbericht

1 Die Rechnungskammer fasst wesentliche Ergebnisse ihrer Tätigkeit jährlich in einem Bericht an den Generalvikar zusammen.
2 Dieser legt den Bericht dem Diözesanverwaltungsrat zur Beratung vor.
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III. Teil
Pflichten anderer Stellen gegenüber der Rechnungskammer

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§ 13
Mitwirkung bei der Prüfung

( 1 ) Die Stellen im Geltungsbereich dieser Ordnung sind verpflichtet, die Tätigkeit der Rechnungskammer durch ihre Mitwirkung zu unterstützen.
( 2 ) Unterlagen, die die Rechnungskammer zur Erfüllung ihrer Aufgaben für erforderlich hält, sind ihr auf Verlangen vorzulegen und – ggf. gegen Erteilung einer Empfangsbescheinigung – auszuhändigen.
( 3 ) Die zu prüfenden Stellen sind verpflichtet, der Rechnungskammer die erbetenen Auskünfte innerhalb einer angemessenen Frist vollständig zu erteilen.
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§ 14
Ausräumung von Prüfungsbeanstandungen

( 1 ) 1 Zu Berichten und Prüfungsvermerken der Rechnungskammer muss die betroffene Stelle innerhalb der vorgegebenen Frist eine Stellungnahme abgeben. 2 Über die getroffenen Maßnahmen zur Behebung von Beanstandungen ist der Rechnungskammer unaufgefordert zu berichten.
( 2 ) Die Rechnungskammer ist zu unterrichten, wenn die geprüfte Stelle oder die mittelbewirtschaftende Stelle im Erzbischöflichen Generalvikariat Ansprüche, die in den Berichten und Prüfungsvermerken der Rechnungskammer festgestellt worden sind, nicht verfolgen will.
( 3 ) Ist über eine Prüfungsfeststellung der Rechnungskammer zwischen dieser und der geprüften Stelle keine einheitliche Auffassung zu erzielen, entscheidet der Generalvikar.
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§ 15
Rechnungslegung

( 1 ) Die Stellen gem. § 2 Abs. 1 Ziffer 1 haben, gegebenenfalls über die Mittel bewirtschaftenden Stellen des Generalvikariats bzw. den Diözesan-Caritasverband, der Rechnungskammer Haushalts- bzw. Wirtschaftspläne, Gewinn- und Verlustrechnungen, Vermögensübersichten bzw. Bilanzen und alle zugehörigen Anlagen, Unterlagen und Aufstellungen unmittelbar nach deren Erstellung zu übersenden.
( 2 ) 1 Das Gleiche gilt auch für die Einrichtungen gemäß § 2 Abs. 1 Ziffer 2, sofern eine dahingehende rechtliche oder kirchenrechtliche Verpflichtung besteht und soweit diese Unterlagen nicht der Aufsicht führenden Fachabteilung vorzulegen sind. 2 Diese können dort von der Rechnungskammer angefordert werden.
( 3 ) Die Rechnungskammer kann nach ihrem Ermessen generell oder im Einzelfall auf die Vorlage verzichten.
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§ 16
Beteiligung der Rechnungskammer

( 1 ) Die Rechnungskammer ist rechtzeitig zu hören, bevor im Erzbischöflichen Generalvikariat und den unselbständigen Einrichtungen des Erzbistums gem. § 2 Abs. 1 Ziffer 1 wichtige aufbau- bzw. ablauforganisatorische Änderungen oder wesentliche Neuregelungen auf den Gebieten des Finanz- und Rechnungswesens vorgenommen werden.
( 2 ) Die Rechnungskammer ist zu unterrichten, wenn
  1. Beteiligungen des Erzbistums begründet, wesentlich geändert oder aufgegeben werden,
  2. Vereinbarungen zwischen dem Erzbistum und einer Stelle außerhalb des Erzbistums getroffen werden, die erhebliche finanzielle oder organisatorische Auswirkungen haben.
( 3 ) Vorschriften und Regelungen, die die Vergabe von Zuschüssen und sonstigen Zuwendungen sowie die vom Empfänger der Zuwendungen zu erbringenden Nachweise betreffen, werden im Benehmen mit der Rechnungskammer aufgestellt.
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§ 17
Unregelmäßigkeiten

Unregelmäßigkeiten, Veruntreuungen, Verluste durch Diebstahl und Kassenfehlbeträge, die in den der Prüfung durch die Rechnungskammer unterliegenden Stellen vermutet oder festgestellt werden, sind unverzüglich unter Darlegung des Sachverhalts an die Rechnungskammer zu melden.
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§ 18
Tätigkeit von externen Prüfern und Beratern

( 1 ) 1 Die Bestellung externer Prüfer für die Durchführung von Abschlussprüfungen beim Erzbistum Köln als Rechts- und Vermögensträger (vgl. § 2 Abs. 1 Ziffer 1) soll im Benehmen mit der Rechnungskammer erfolgen. 2 Gleiches gilt für die Erteilung von Prüfungs- oder Beratungsaufträgen, die im Zusammenhang mit der Haushalts- und Wirtschaftsführung stehen.
( 2 ) Prüfungsergebnisse anderer Stellen (Rechnungsprüfungsämter, Finanzbehörden, Rentenversicherungsträger, Heimaufsicht, Medizinischer Dienst der Krankenkassen etc.) sind der Rechnungskammer auf Anfrage mitzuteilen.
( 3 ) Berichte externer Prüfer oder Berater sind der Rechnungskammer auf Anforderung vorzulegen.
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§ 19
Protokolle

Protokolle aller mit der Geschäfts- und Wirtschaftsführung befassten Gremien im Bereich des Erzbistums (§ 2 Abs. 1 Ziffer 1) sind der Rechnungskammer auf Anforderung zu übersenden.
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IV. Teil
Beteiligung des Erzbistums an privatrechtlichen Unternehmen

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§ 20
Prüfung der Betätigung bei privatrechtlichen Unternehmen

Die Betätigung des Erzbistums bei Unternehmen in der Rechtsform des privaten Rechts unterliegt der Prüfung durch die Rechnungskammer anhand der Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer bzw. der „Prüfungsrichtlinie für die Jahresabschlussprüfung von kirchlichen Einrichtungen und Zuwendungsempfängern“ des VDD.
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§ 21
Beteiligungen an privatrechtlichen Unternehmen

( 1 ) Gehören dem Erzbistum Anteile eines Unternehmens in der Rechtsform des privaten Rechts, so kann die Rechnungskammer auf Anfrage des Mandatsträgers des Erzbistums Köln nach Abstimmung mit dem Aufsichtsorgan eine erweiterte Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung und wirtschaftlich bedeutsamer Sachverhalte entsprechend der o. g. Prüfungsrichtlinie des VDD durchführen.
( 2 ) Als Anteile des Erzbistums gelten für die Anwendung des Absatzes 1 auch Anteile der Kirchengemeinden, des Diözesan-Caritasverbandes und sonstiger Einrichtungen, die nach dieser Ordnung der Prüfung durch die Rechnungskammer unterliegen.
( 3 ) Gehören dem Erzbistum Anteile gemeinsam mit anderen Bistümern, so kann – nach vorheriger Zustimmung der anderen Bistümer – entsprechend verfahren werden.
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V. Teil
Schlussbestimmungen

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§ 22
Finanzmittel für die Rechnungskammer

1 Im Wirtschaftsplan des Erzbistums werden die zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlichen finanziellen Mittel (Personalkosten, Sachkosten und ggf. Honorarkosten) für die Rechnungskammer im Benehmen mit dem Leiter der Stabsabteilung Rechnungskammer eingestellt.
2 Der Generalvikar kann eine Überprüfung der Verwendung dieser Mittel anordnen. 3 Mit der Prüfung kann er entweder einen externen Prüfer beauftragen oder den Prüfungsausschuss des Kirchensteuerrats um eine Prüfung bitten.
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§ 23
Aktenführung

1 Aktenführung und Aktenverwaltung der Prüfungsakten können bei der Rechnungskammer in dezentraler Registratur erfolgen.
2 Die Prüfungsakten der Rechnungskammer werden von den Akten der geprüften Stellen getrennt gehalten und durch besondere Aktenzeichen als solche gekennzeichnet.
3 Ein Zugriff durch andere Fachabteilungen auf Prüfungsakten ist nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Rechnungskammer möglich.
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§ 24
Dienstanweisung

Weitere Regelungen für die Rechnungskammer sowie zum Ablauf des Dienstbetriebes sind in einer besonderen Dienstanweisung festgelegt.
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§ 25
Inkrafttreten

1 Diese Ordnung tritt am 01. März 2012 in Kraft. 2 Gleichzeitig treten die Revisionsordnung für das Erzbistum Köln vom 24. November 2005 (Amtsblatt des Erzbistums Köln 2005, Nr. 332), die Revisionsordnung für das Erzbistum Köln vom 02. November 1992 (Amtsblatt 1992, Nr. 247) und die Änderung der Revisionsordnung vom 24. November 2003 (Amtsblatt 2003, Nr. 328) außer Kraft.
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1 ↑ Aus Gründen der besseren Lesbarkeit verzichtet dieser Text auf die gleichzeitige Verwendung der weiblichen und der männlichen Form.