Erzbistum Köln
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Unwetterschäden durch das Unwetter Bernd im Juli 2021: Schadensbeseitigung an kirchengemeindlichen Gebäuden im Erzbistum Köln – Ausführungsbestimmungen vom 06.08.20211#

Vom 6. August 2021

ABl. EBK 2021, Nr. 113, S. 151;
geändert am 16. Februar 2022 (ABl. EBK, Nr. 41, S. 59),
zuletzt geändert am 19. April 2022 (ABl. EBK 2022, Nr. 81, S. 113)

1 Die Unwetterkatastrophe vom 13./14. Juli 2021 hat auch an vielen kirchengemeindlichen Gebäuden zum Teil erhebliche Schäden verursacht. 2 Um für die verantwortlichen Mitglieder der Kirchenvorstände und Verbandsvertretungen sowie die Regionalrendanturen eine möglichst unbürokratische und zügige Schadensbeseitigung sicherzustellen, hat das Erzbischöfliche Generalvikariat in Abstimmung mit der Ecclesia Versicherungsdienst GmbH, Detmold (i. F. Ecclesia) diese Ausführungsbestimmungen erarbeitet. 3 In diesen Bestimmungen werden alle notwendigen Schritte zur Schadensregulierung festgehalten, um auf diese Weise für alle Beteiligten die Abläufe verbindlich und transparent zu regeln und die Abwicklung und Umsetzung so einfach wie möglich zu halten.
4 Diese Ausführungsbestimmungen stehen in Abhängigkeit zu folgenden weiteren Regelungen:
  • Inkraftsetzung der ‚Sonderfinanzierungsrichtlinie Bau‘
  • Aufhebung der Kirchliche Vergaberichtlinie für Bauaufträge der Kirchengemeinden, Kirchengemeinde- und Gemeindeverbände für Maßnahmen im Geltungsbereich dieser Ausführungsbestimmungen
  • ‘Inkraftsetzung der Vorabgenehmigung für Schadensbeseitigungsmaßnahmen bis 30.000 € Gesamtkosten (siehe ‚Sonderfinanzierungsrichtlinie Bau‘)
5 Die Ausführungsbestimmungen im Einzelnen:
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1. Geltungsbereich:

Diese Ausführungsbestimmungen gelten ausschließlich für Baumaßnahmen, konservatorische bzw. restauratorische Maßnahmen an historischer Ausstattung und (Ersatz-) Beschaffungen, die im Zusammenhang mit der Schadensbeseitigung der Unwetterkatastrophe vom 13./14. Juli 2021 in unmittelbarem Zusammenhang stehen.
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2. Allgemeines

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2.1 Beschlussfassung

1 Entgegen der Kirchlichen Bauregel (Amtsblatt des Erzbistums Köln 2019, Nr. 119) wird für Baumaßnahmen zur Beseitigung der Unwetterschäden auf die Vorlage von Kirchenvorstands- oder Verbandsbeschlüssen seitens des Erzbischöflichen Generalvikariates verzichtet. 2 Sofern ein Antrag entsprechend der Sonderfinanzierungsrichtlinie Bau erforderlich ist, kann dieser formlos an die Abteilung Bau im Seelsorgebereich (für Maßnahmen an der historischen Ausstattung an die Stabsstelle Erzdiözesanbaumeister) gestellt werden. 3 Dies kann entweder über Telefon, Email oder im Rahmen eines Ortstermins erfolgen. 4 Diese Regelung entbindet die zuständigen Gremien jedoch nicht von der gesetzlich erforderlichen Beschlussfassung und Protokollierung.
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2.2 Schadensmeldung

Grundsätzlich sind alle Schäden, unabhängig von ihrer Schadenshöhe, über die Regionalrendantur an die Ecclesia zu melden.
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2.3 Schadensdokumentation

Jeder gemeldete Schaden muss umfangreich und aussagekräftig durch Fotos dokumentiert werden (betroffene Gebäudeteile, durchfeuchtete Bereiche (Wasserstandsmarken), betroffene Ausstattungen / Einrichtungsgegenstände).
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2.4 Gutachten Versicherung

Eine Begehung durch den Gutachter der Versicherung ist unabhängig von der Schadenshöhe grundsätzlich nicht erforderlich.
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2.5 Versicherungsleistungen

  1. Elementarversicherung
    Gebäudeschäden: bis zu 27.500 € (nach Abzug des max. Selbstbehalts)
    Inventarschäden: bis zu 27.500 € (nach Abzug des max. Selbstbehalts)
  2. Elektronikversicherung
    Anlagen der Informations-, Kommunikations-, Büro-, Sicherung- und Meldetechnik
  3. Hand- und Spanndienste
    Ehrenamtliche Helfer sind über die gesetzliche Unfallversicherung und in unserer betrieblichen Haftpflichtversicherung versichert.
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3. Schadensbeseitigung in einem Umfang bis 30.000 € Gesamtkosten

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3.1 Grundsatz

Für diese Maßnahmen gilt eine Vorabgenehmigung als erteilt, sofern es sich nicht um Maßnahmen an und/oder in Baudenkmälern bzw. an historischer Ausstattung handelt (siehe hierzu 3.4 der Sonderfinanzierungsrichtlinie Bau).
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3.2 Abwicklung

  • 1 Gebäudeschäden bis zu 30.000 € Gesamtkosten je Objekt und Inventarschäden bis zu 30.000 € Schadenssumme werden von der Ecclesia aus direkt über die Regionalrendantur mit der Kirchengemeinde/den Kirchengemeindeverbänden abgewickelt. 2 Eine Meldung an die Abteilung Bau im Seelsorgebereich ist in der Regel nicht erforderlich.
  • 1 Dies gilt nicht für Schäden in oder an Baudenkmälern bzw. historischer Ausstattung. 2 In diesen Fällen muss auch eine Meldung an die Abteilung Bau im Seelsorgebereich sowie eine Abstimmung des Maßnahmenumfangs mit dem/der zuständigen Baureferenten/in bzw. der Stabsstelle Erzdiözesanbaumeister erfolgen.
  • Nach Meldung des Schadens an die Ecclesia und der Schadensdokumentation kann der Kirchenvorstand/die Verbandsvertretung unmittelbar die Schadensregulierung einleiten.
  • 1 Eine Schadenbesichtigung durch den Versicherer oder die Abteilung Bau im Seelsorgebereich vor Ort ist nicht erforderlich. 2 Bei Schäden an der historischen Ausstattung ist die Stabsstelle Erzdiözesanbaumeister bzgl. eines Ortstermins zu kontaktieren.
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3.3 Finanzierung (Versicherungsleistung)

1 Sowohl Schäden am Gebäude als auch am Inventar sind jeweils bis zur Höhe von 30.000 € gedeckt, allerdings muss die Kirchengemeinde/die Kindertagesstätte je Gebäude- bzw. Inventarschaden eine Selbstbeteiligung in Höhe von jeweils 10 %, allerdings max. 2.500 Euro pro Schadensfall, selbst tragen (Selbstbehalt). 2 Für erbrachte Eigenleistungen – z.B. für das Aufräumen – können keine Erstattungsleistungen gewährt werden.
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3.4 Abrechnung:

Maßnahmen und Beschaffungen, die der Vorabgenehmigung unterliegen und über die Ecclesia abgewickelt werden, bedürfen keiner gesonderten Abrechnung gegenüber dem Erzbischöflichen Generalvikariat.
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3.5 Notwendige Unterlagen für die Ecclesia

  1. Inventarschaden, Elektronikschäden:
    Bei Inventarschäden bis 30.000 Euro und Schäden an der technischen Ausstattung (Informations- und Kommunikationstechnik) reichen Sie bei der Ecclesia bitte ein:
    • eine umfangreiche und aussagekräftige Fotodokumentation der Schäden
    • eine nachvollziehbare Aufstellung* der Inventar-Gegenstände, die zu ersetzen sind.
    *Die Aufstellung muss nicht jeden Gegenstand einzeln erfassen (z.B. nicht jedes Buch - sondern eine Position „Bücher“ mit einem Gesamtwert).
    • Bei historischer Ausstattung: Angebot bzw. Kostenschätzung der/des Fachrestaurators/in.
  2. Gebäudeschäden:
    1 Bei Gebäudeschäden bis 30.000 Euro werden benötigt:
    • eine umfangreiche und aussagekräftige Fotodokumentation der Schäden.
    • Rechnungen (Kopien) für die notwendigen Erstmaßnahmen, Reparaturen sowie Ersatzbeschaffungen.
    • 1 Erstattungsfähig sind alle schadensbedingt notwendigen Maßnahmen. 2 Diese müssen aus der Fotodokumentation ersichtlich werden.
    2 Allgemein müssen aus den Rechnungsbelegen Materialien sowie Arbeitsstunden hervorgehen. 3 Elektronikschäden sollten möglichst separat ausgewiesen werden. 4 Darüber hinaus muss bei der Abrechnung von Leistungen, die sich auf mehrere (Objekte) Schadensfälle beziehen, ablesbar sein, welche Leistungen für welches Objekt erbracht wurden.
    5 Sofern Rapport-/Arbeitszettel vorliegen, fügen Sie diese bitte bei.
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4. Schadensbeseitigung in einem Umfang ab 30.000 € Gesamtkosten

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4.1 Grundsatz

Bei Baumaßnahmen ab einer Gesamtsumme von 30.000 wird zur Abwicklung der Maßnahme die Einschaltung eines Architekten bzw. Fachingenieurs dringend empfohlen.
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4.2 Abwicklung

  • 1 Bei Schäden von über 30.000 € Gesamtkosten muss ein formloser Antrag auf Vollplanungs-genehmigung/Kirchliche Baugenehmigung bei der Abteilung Bau im Seelsorgebereich gestellt werden. 2 Dies kann entweder über Telefon, Email oder im Rahmen eines Ortstermins erfolgen.
  • Mit dem/der zuständigen Baureferenten/in müssen der Maßnahmenumfang sowie die weiteren Schritte abgestimmt werden.
  • Eine Schadenbesichtigung durch den Versicherer vor Ort ist nicht erforderlich; über eine Ortbesichtigung durch den/die zuständige/n Baureferenten/in bzw. die Erzdiözesankonservatorin wird im Einzelfall entschieden.
  • 1 Für Maßnahmen zur Schadensbeseitigung ist die Kirchliche Vergaberichtlinie für Bauaufträge der Kirchengemeinden, Kirchengemeinde- und Gemeindeverbände (Amtsblatt des Erzbistums Köln 2017 Nr. 57) insoweit ausgesetzt, als dass auch für die Beauftragung von Gewerken mit einem Gesamtauftrag von mehr als 15.000 € eine Direktvergabe möglich ist. 2 Der Auftrag ist zu dokumentieren und mit dem Hinweis ‚Beseitigung Hochwasserschäden 2021‘ zu versehen!
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4.3 Finanzierung (Versicherungsleistung)

Die Finanzierung der Schadensbeseitigung sowohl der Gebäude- als auch der Inventarschäden erfolgt über die Sonderfinanzierungsrichtlinie Bau.
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4.4 Abrechnung:

Maßnahmen über 30.000 € Gesamtkosten werden gemäß den geltenden Richtlinien abgerechnet.
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Diese Ausführungsbestimmung gilt ab sofort und für die Dauer der Änderung der Vergaberichtlinie vom 20.07.2021.
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1 ↑ Die Geltungsdauer der Ausführungsbestimmungen zur Beseitigung der Unwetterschäden durch das Unwetter Bernd im Juli 2021: Schadensbeseitigung an kirchengemeindlichen Gebäuden im Erzbistum Köln – Ausführungsbestimmung vom 06.08.2021 (Amtsblatt des Erzbistums Köln 2021, Nr. 113, S. 151 f.) wurde zuletzt auf den 31.03.2022 verlängert (Amtsblatt des Erzbistums Köln 2022, Nr. 3, S. 59). Rückwirkend auf den 1. April 2022 wird diese Befristung aufgehoben. Die Ausführungsbestimmungen gelten unbefristet fort.