Für die ehrenamtlichen und hauptamtlichen kirchlichen Mitarbeiter/innen sind gemeinsame Planung, persönliche Weiterbildung und geistliche Vertiefung unerlässlich.

1 Damit diese Bemühungen nicht an fehlenden Finanzmitteln scheitern, gibt es im Erzbistum Köln den „Kirchlichen Gemeindeplan“. 2 Er soll gewährleisten, dass ehrenamtliche Mitarbeiter/innen in den Gemeinden zu ihrem persönlichen Engagement nicht noch zusätzlich private Geldmittel für ihren Dienst aufwenden müssen.

Die Finanzmittel „Kirchlicher Gemeindeplan“ werden im Bistumshaushalt von der Hauptabteilung Seelsorgebereiche (nachfolgend „HA Seelsorgebereiche“) des Erzbischöflichen Generalvikariates verwaltet.

1 Zuschüsse können Kirchengemeinden und Kirchengemeindeverbände als Träger von Veranstaltungen erhalten, die von Gruppierungen aus den Seelsorgebereichen durchgeführt werden. 2 Werden Veranstaltungen für Dekanate durchgeführt, erfolgt die Abwicklung über eine Kirchengemeinde oder einen Kirchengemeindeverband im betreffenden Dekanat.

1 Zu den Gruppierungen, die Zuschüsse beantragen können, zählen die ehrenamtlichen Mitarbeiter/innen der Pastoral im Seelsorgebereich, die dort Dienste als Multiplikatoren wahrnehmen. 2 Dazu gehören z. B. Mitglieder in Pfarrgemeinderäten, Kirchenvorständen, Katechetenkreisen und Liturgieausschüssen.

1 Auch Kirchenchöre können über die jeweilige Kirchengemeinde bzw. den Kirchengemeindeverband einen Zuschuss für Veranstaltungen beantragen. 2 Die Zuschusshöhe ist allerdings geringer als bei Veranstaltungen für Multiplikatoren.

Für Veranstaltungen von hauptamtlichen Pastoralkräften (z. B. Klausurtage zur Planung der Pastoral) können keine Anträge gestellt werden.

Zuschüsse können beantragt werden für folgende Bereiche:

1 Gäste (Nicht-Mitarbeiter/innen, Kinder, Kinderbetreuer) können nach vorheriger Absprache mit der HA Seelsorgebereiche an einer Veranstaltung teilnehmen und in begrenztem Umfang in den Zuschuss einbezogen werden. 2 Die Gäste müssen auf der Teilnehmerliste gekennzeichnet werden. 3 Ihre Anzahl darf die Anzahl der bezuschussungsberechtigten Teilnehmer/innen nicht übersteigen.

Bezuschussungsfähig sind:

Nicht bezuschussungsfähig sind: Materialien, Fahrtkosten der Teilnehmer/innen, Getränke der Teilnehmer/innen (außer Kaffee/Tee) und Ausfallkosten der Tagungshäuser.

1 Der „Kirchliche Gemeindeplan“ trägt zurzeit Kosten in Höhe von 12 Euro pro Tag und Teilnehmer/in, jedoch höchstens 60 % der bezuschussungsfähigen Rechnungssumme des Tagungshauses. 2 Es werden in der Regel nur bis zu 30 Teilnehmer/innen pro Veranstaltung und eine Veranstaltungsdauer von maximal 3 Tagen bezuschusst. 3 Veranstaltungen mit mehr als 30 Teilnehmer/innen müssen gesondert begründet werden und bedürfen einer Ausnahmegenehmigung des Leiters der HA Seelsorgebereiche.

Mitglieder von kirchenmusikalischen Gruppierungen können einen Zuschuss von zurzeit 7 Euro pro Tag und Teilnehmer/in einer Veranstaltung beantragen.

Teilnehmer/innen, die nicht Mitarbeitende sind, werden als Gäste mit einem pauschalen Tagessatz von zurzeit 6 Euro pro Tag und Teilnehmer/in bezuschusst.

Die genaue Höhe der Zuschüsse wird für jedes Wirtschaftsjahr gesondert festgesetzt.

1 Referenten/innen, die beim Erzbistum mit mehr als 50 % Beschäftigungsumfang angestellt sind, werden ohne Honorar tätig. 2 Bei anderen Referenten/innen werden Honorare und nachgewiesene Fahrtkosten aus dem „Kirchlichen Gemeindeplan“ bis zu einer Höhe von zurzeit 30 Euro pro 45 Minuten Arbeitseinheit und 0,35 Euro pro gefahrenem Kilometer (max. 200 km) übernommen. 3 Für die Anzahl der durch den „Kirchlichen Gemeindeplan“ honorierten Arbeitseinheiten gilt folgende Regelung:

4 Falls ein Vorgespräch vor Ort (in Gemeinde oder Seelsorgebereich) geführt wird, werden dafür höchstens zwei Arbeitseinheiten honoriert.

1 Für eine Veranstaltung wird in der Regel ein/e Referent/in bezuschusst. 2 Ab 30 Teilnehmer/innen kann ein/e zweite/r Referent/in bezuschusst werden.

1 Die Bezuschussung aus dem „Kirchlichen Gemeindeplan“ steht unter dem Vorbehalt, dass die im Wirtschaftsjahr zur Verfügung stehende Mittel noch nicht ausgeschöpft sind. 2 Ein Rechtsanspruch auf Zahlung eines Zuschusses besteht nicht.

1 Möglichst frühzeitig – spätestens 4 Wochen vor dem Termin – meldet der Träger (vgl. 2.1.) in einem formlosen Schreiben die Veranstaltung zur Förderung bei der HA Seelsorgebereiche an. 2 Dabei sollen benannt werden: Träger, Termin, Thema, Zielgruppe, Teilnehmerzahl (vgl. 3.3.), Tagungshaus, Referent/in sowie die Angabe einer Kontaktperson für evtl. Rückfragen. 3 Die Anmeldung ist durch den Vertreter der Gruppierung und den Pfarrer oder seinen Vertreter zu unterzeichnen.

1 Falls Referentenvermittlung gewünscht wird, bietet die HA Seelsorgebereiche im Rahmen ihrer Möglichkeiten Hilfe an. 2 Dieses sollte 6 Monate im Voraus angemeldet werden, möglichst bevor das Datum der Veranstaltung unveränderbar feststeht.

Bei bezuschussungsfähigen Veranstaltungen erhält der Träger von der HA Seelsorgebereiche die grundsätzliche Förderzusage sowie die zur späteren Abrechnung notwendigen Formblätter: Programmverlauf, Kostenaufstellung, Teilnehmerliste, Honorarquittung.

1 Der Träger tritt mit der Bezahlung aller Kosten in Vorlage. 2 Innerhalb von 6 Wochen nach Abschluss der Veranstaltung übersendet er sämtliche Abrechnungsunterlagen mit den Original-Rechnungsbelegen an die HA Seelsorgebereiche, die den Zuschuss berechnet und anweist. 3 Als Rechnungsadresse (Hauskosten, Referentenkosten usw.) muss eine Kirchengemeinde oder ein Kirchengemeindeverband benannt werden.

1 Alle Einnahmen und Ausgaben der Maßnahme sind im Betriebsmandanten des Trägers nachzuweisen. 2 Bei Kirchengemeinden oder Kirchengemeindeverbänden sind die Einnahmen unter der Kostenstelle „Seelsorge Verwaltung“ (111 0010 001 bzw. 211 0010 001) auf dem Konto „Zuschuss kirchlicher Gemeindeplan“ (59000800) zu erfassen. 3 Die entsprechenden Ausgaben sind unter dem jeweiligen Aufwandskonto zu buchen.

4 Beispielsweise Konto „Honorarkräfte“ 61330000, Konto „Fahrtkosten für Honorarkräfte“ 65135000, Konto „Fremdleistungen Tagungen“ 61390100 (Tagungspauschale, Tagungshauskosten, Seminarpauschale inkl. Verpflegung und Unterbringen).

5 Die Kopien der Belege sind von der Rendantur vor Ort zu Prüfzwecken der Stabsabteilung Rechnungskammer bereitzuhalten.

1 Ein Zuschuss kann nur gewährt werden, wenn die genannten Rahmenbedingungen eingehalten werden und die Finanzmittel ausreichen. 2 Deshalb sollte der Träger die grundsätzliche Zusage einholen, möglichst vor verbindlichen Absprachen mit Tagungshäusern oder Referenten/innen.

1 Zuschüsse nach den Richtlinien „Kirchlicher Gemeindeplan“ sind ausschließlich begrenzt auf solche Veranstaltungen, die gezielt für pfarrliche Mitarbeiter/innen konzipiert sind. 2 Die Zuschüsse werden nur an den Träger der Veranstaltungen ausgezahlt.

Für Veranstaltungen, die sich an Gemeindemitglieder und Interessierte wenden, stehen weiterhin andere Zuschussmöglichkeiten bereit:

Doppelbezuschussungen von Veranstaltungen durch unterschiedliche Stellen des Erzbischöflichen Generalvikariates sind unzulässig und führen in der Regel zur Rückforderung der Zuschüsse des Erzbistums.

1 Weitere Informationen und Beratungen sind in der HA Seelsorgebereiche zu erhalten:

Herr Johannes Obinger,
Tel.: 0221/1642-1071,
johannes.obinger@erzbistum-koeln.de

2 Gegebenenfalls kann von dort auch der Kontakt zu anderen Abteilungen hergestellt werden, falls dies der Thematik oder der Zielgruppe entsprechend gewünscht wird.

Adressen und Telefonnummern der Bildungshäuser des Erzbistums sind im Personalschematismus unter „Bildungseinrichtungen“ aufgeführt.

Diese Richtlinien treten ab 1. August 2016 in Kraft und ersetzen die im Amtsblatt vom 1. Mai 2013 veröffentlichten Richtlinien.