Ausführungsbestimmungen zu § 2 Abs. 1 S. 3 der Ordnung für die Verwaltung und Verwendung von Treuhandgeldern im Erzbistum Köln

Vom 21. Dezember 2022

ABl. EBK 2023, Nr. 14, S. 27;
geändert am 6. Juni 2023 (ABl. EBK 2023, Nr. 105, S. 130)

1. 1 Für die Verwaltung der Treuhandgelder gelten grundsätzlich die Bestimmungen für die caritativen Mittel analog, wobei die Zweckbestimmung der verausgabten Mittel kirchliche und wohltätige Zwecke umfassen kann. 2 Die zweckgemäße Verwendung treuhänderischer Mittel sowie die Dokumentations- und Nachweispflicht liegt in der Verantwortung des Verfügungsberechtigten über die ihm anvertrauten Treuhandgelder.
2. 1 In der Ergebnisrechnung (Gewinn- und Verlustrechnung) des Finanz- und Rechnungswesens der Kirchengemeinde ist eine neue Kostenstelle (bei Bedarf erweiterbar) „Treuhandgelder des leitenden Pfarrers“ einzurichten. 2 Das Ergebnis der Kostenstelle wird im Rahmen des Jahresabschlusses gegen ein eigenes Passivkonto (Treuhand) in der Bilanz abgeschlossen, d.h. der Bestand wird gesondert und somit nachvollziehbar in der Bilanz – getrennt vom weiteren Vermögen des kirchlichen Rechtsträgers – ausgewiesen.
   3 Über die Barkasse im Pastoralbüro besteht die Möglichkeit für den Verfügungsberechtigten, Vorschüsse in bar zu erhalten und Bareinzahlungen zu tätigen. 4 Gesonderte Bankkonten oder sonstige Geldanlagen sind nicht zulässig.
3. 1 Die Belegführung und -weiterleitung an die zuständige Regionalrendantur hat im Auftrag des Verfügungsberechtigten über das Pastoralbüro zu erfolgen. 2 Für die Erfüllung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ist eine regelmäßige Erfassung der Aufwendungen und Erträge (Einnahmen und Ausgaben) erforderlich. 3 Hierzu ist eine monatliche Weitergabe der Belege vorzugsweise über den elektronischen Rechnungsworkflow an die zuständige Regionalrendantur sicherzustellen.
4. 1 Bestehende Bankkonten oder sonstige Geldanlagen sind vollständig auf die Kirchengemeinde mit der Zweckbindung „Treuhandgelder des leitenden Pfarrers“ zu übertragen bzw. einzuzahlen. 2 Ausnahme bilden bestehende Barkassen.
5. 1 Für wohltätige Unterstützungen können Ersatzbelege mit dem Hinweis „Unterstützung N.N.“ angelegt werden. 2 Die Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen über das Pastoralbüro ist unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen möglich.
6. 1 Die Annahme und Verwaltung von Treuhandgeldern ist an das jeweilige Amt gebunden. 2 Entfällt der Dienst bzw. das Amt, sind die Bestände von Treuhandgeldern dem Nachfolger im Amt zu übertragen.
7. Die Ausführungsbestimmungen sind auf die Treuhandgelder in der kategorialen Seelsorge sowie bei den (Kirchen-)Gemeindeverbänden analog anwendbar.