Erzbistum Köln
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Ordnung für das kirchliche Siegelwesen
im Erzbistum Köln

Vom 11. Juli 2024

ABl. EBK 2024, Nr. 110, S. 169

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§ 1
Begriffsbestimmung und Geltungsbereich

(1) Ein Siegel ist ein formgebundenes Beweiszeichen im Rechtsverkehr.
(2) Diese Ordnung regelt die Siegelführung von Amtspersonen, Institutionen und Dienststellen im Erzbistum Köln.
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§ 2
Siegelberechtigung

(1) Das Recht und gemäß den nachfolgenden Vorschriften die Pflicht zur Verwendung eines Siegels (Siegelberechtigung) haben alle juristischen Personen in der katholischen Kirche im Bereich des Erzbistums Köln, die nach staatlichem Recht als juristische Person des öffentlichen Rechts oder nach kirchlichem Recht als öffentliche juristische Person verfasst sind sowie die kirchlichen Gerichte.
(2) Ausgeübt wird die jeweilige Siegelberechtigung durch den gesetzlichen Vertreter des Rechtsträgers oder den Inhaber des kirchlichen Amtes.
(3) 1Der Vertreter oder der Inhaber des kirchlichen Amtes kann weitere im Dienst der entsprechenden Institution oder Dienststelle stehende Personen mit der Ausübung der Siegelberechtigung beauftragen. 2Im Fall der Delegation führt jeder das Siegel des Siegelberechtigten mit dem ihm zugewiesenen Beizeichen. 3Als Beizeichen wird zur Unterscheidung der Siegelführenden ein unauffälliges Zeichen (z. B. arabische Ziffern oder Buchstaben) am Ende der Siegelumschrift eingeführt. 4Die Beauftragung hat schriftlich zu erfolgen. 5Sie kann jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen werden. 6Bei Widerruf oder Beendigung des Dienstes ist die Beauftragungsurkunde zurückzugeben.
(4) Die Delegation der Siegelführung sowie die Herstellung bzw. Verwendung von Siegelausführungen mit Beizeichen sind dem Erzbischöflichen Generalvikariat anzuzeigen.
(5) Die delegierte Person zeichnet bei der Siegelführung „im Auftrag“ oder abgekürzt „i. A.“, soweit sie nicht von Amts wegen „in Vertretung“ oder abgekürzt „i. V.“ zeichnet, und – soweit vorhanden – unter Hinzufügung der Amtsbezeichnung.
(6) Unbeschadet eigenen Rechtes haben die Siegelberechtigung der Erzbischof von Köln und die Weihbischöfe mit ihrem persönlichen Amtssiegel.
(7) Der Kanzler der Kurie und die Notare führen das Siegel des Erzbischöflichen Notars nach Maßgabe des kirchlichen Rechts.
(8) Weitere Siegelberechtigungen kann der Generalvikar kirchlichen Stellen im Erzbistum Köln erteilen.
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§ 3
Verwendung des Siegels

(1) 1Das Siegel wird in den vom kirchlichen oder staatlichen Recht vorgeschriebenen oder vorgesehenen Fällen sowie bei rechtsverbindlichen Schriftstücken angewendet.
2Dies sind insbesondere:
  1. Urkunden, mit denen Rechte oder Pflichten begründet, anerkannt oder verändert werden
  2. zu beglaubigende Abschriften oder Kopien von Urkunden oder anderen Schriftstücken
  3. Vollmachten
  4. amtliche Auszüge aus Kirchenbüchern und Protokollbüchern
  5. schriftliche Erteilung kirchenamtlicher Erlaubnisse, Genehmigungen sowie Dispensen
  6. Schriftstücke von besonderer Bedeutung
(2) Der Einsatz im allgemeinen Verwaltungsschriftverkehr ist unzulässig.
(3) Die Verwendung des Siegels zum Zwecke der Beglaubigung von Urkunden und Dokumenten nichtkirchlicher Urschrift ist unzulässig.
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§ 4
Ausführung

(1) 1Der Siegelabdruck erfolgt unter Verwendung eines Farbdruckstempels oder als Prägung. 2Er wird der eigenhändigen Unterschrift der zeichnungsberechtigten Personen unter Beachtung von § 2 Abs. 5 beigedrückt.
(2) 1Siegelfarbe ist rot. 2Ausgenommen hiervon ist die Farbe der Siegel der Weihbischöfe grün.
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§ 5
Gestaltung; Genehmigungspflicht

(1) 1Die Siegel bestehen aus Siegelbild, Siegelumschrift und einer äußeren Umrandung. 2Das Siegel hat in der Regel eine kreisrunde, im Ausnahmefall eine stehende ovale oder eine spitzovale (parabolische) Form.
(2) 1Die Siegel der einzelnen Rechtsträger müssen sich deutlich unterscheiden. 2Das Siegelbild muss in Beziehung zum Siegelberechtigten, insbesondere seinem Namen oder Patronat, stehen. 3Die Unterscheidbarkeit von anderen Siegeln und sonst im Geschäfts- und Amtsverkehr verwendeten Graphiken und Schriftzeichen muss gewährleistet sein. 4Nur der Erzbischof, der Erzbischöfliche Stuhl und das Erzbistum dürfen das Bistumswappen im Siegelbild führen.
(3) 1Die Siegelumschrift gibt die amtliche Bezeichnung des Siegelberechtigten in der Regel in Großbuchstaben wider. 2Sie läuft im Uhrzeigersinn ungebrochen um das Siegelbild. 3Eine Ortsbezeichnung ist in die Umschrift aufzunehmen.
(4) Die Siegelumschrift ist in deutscher oder lateinischer Sprache abzufassen.
(5) Werden mehrere Exemplare eines Siegels benötigt, sind diese mit einer laufenden Nummer zu versehen (vgl. § 2 Abs. 3).
(6) Vor Einführung oder Änderung eines Siegels ist der Siegelentwurf in Siegelgröße als Reinzeichnung herzustellen und dem Erzbischöflichen Generalvikariat, Bereich Recht und Compliance zur Genehmigung vorzulegen.
(7) Die Anfertigung von Siegeln ist einem geeigneten Fachbetrieb zu übertragen.
(8) Das genehmigte Siegel wird im Amtsblatt veröffentlicht.
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§ 6
Siegelverzeichnis; Aufbewahrung

(1) 1Die Siegelberechtigten haben jeweils ein zentrales Siegelverzeichnis zu unterhalten, in dem neben einem Abdruck des Siegels
  • das Anschaffungsjahr,
  • das Datum der Genehmigung durch das Erzbischöfliche Generalvikariat, Bereich Recht und Compliance,
  • die zur Ausübung der Siegelberechtigung befugten Personen
  • deren Unterschrift (Bestätigung des Empfangs und der Belehrung nach § 6 Abs. 2) und
  • das Datum der Ungültigkeitserklärung
zu vermerken sind.
2Im Falle einer Beauftragung (§ 2 Abs. 3) sind zudem
  • das Datum der Beauftragung sowie
  • das Datum des Endes der Beauftragung
anzugeben.
(2) 1Die im Siegelverzeichnis genannten Personen sind für die ordnungsgemäße Aufbewahrung des ihnen zugeteilten Siegels verantwortlich. 2Sie sind verpflichtet, das Siegel verschlossen aufzubewahren. 3Sie sind entsprechend zu belehren. 4Belehrung und Empfang des Siegels sind durch Unterschrift zu bestätigen.
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§ 7
Abnutzung, Beschädigung und Verlust von Siegeln

(1) 1Abgenutzte oder beschädigte Siegel, die keinen einwandfreien Abdruck mehr ergeben, sind vom Siegelberechtigten unverzüglich außer Gebrauch zu nehmen und im Archiv der betreffenden siegelführenden Stelle aufzubewahren oder dem Historischen Archiv des Erzbistums Köln zu übergeben. 2Dasselbe gilt für ungültig erklärte Siegel.
(2) 1Das Abhandenkommen eines Siegels ist dem Erzbischöflichen Generalvikariat, Bereich Recht und Compliance unverzüglich anzuzeigen. 2Dieses erklärt das betreffende Siegel für ungültig. 3Die Ungültigkeit ist im Amtsblatt bekannt zu machen.
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§ 8
Elektronisches Siegel

1Vorbehaltlich der Zulässigkeit nach kirchlichem und/oder staatlichem Recht können Siegel auch als elektronische Siegel ausgeführt werden. 2Es gelten die entsprechenden rechtlichen Anforderungen.
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§ 9
Kirchengemeindesiegel, Siegel des (Kirchen-)Gemeindeverbandes und Pfarreisiegel

(1) 1Das Siegel der Kirchengemeinde muss sich vom Siegel der Pfarrei (Pfarramtssiegel) unterscheiden. 2Die Siegelumschrift muss den Namen der Kirchengemeinde und die Ortsbezeichnung tragen. 3Siegelbild oder -umschrift enthält stets: Kath. Kirchengemeinde.
(2) 1Das Siegel des (Kirchen-)Gemeindeverbandes wird entsprechend dem Kirchengemeindesiegel angewendet. 2Die Siegelumschrift muss die Ortsbezeichnung tragen. 3Siegelbild oder -umschrift enthält stets unter Hinzufügung des entsprechenden Namens: Kath. Kirchengemeindeverband bzw. Kath. Gemeindeverband.
(3) Das Siegel der Pfarrei (Pfarramtssiegel) wird vom Pfarrer geführt und darf nicht vom Kirchenvorstand bzw. der Verbandsvertretung verwendet werden.
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§ 10
Inkrafttreten; Übergangsvorschrift

(1) 1Diese Ordnung tritt zum 1. August 2024 in Kraft. 2Damit sind zugleich Dekret Nr. 309 der Kölner Diözesansynode sowie alle dieser Ordnung entgegenstehenden Regelungen außer Kraft gesetzt.
(2) Bei Inkrafttreten dieser Ordnung im Gebrauch befindliche Siegel, die nicht den Gestaltungsvorgaben entsprechen, dürfen vorbehaltlich einer anderslautenden Entscheidung des Erzbischöflichen Generalvikariates weiterverwendet werden.
wbv Kommunikation: Kirchenverwaltung LAW|PUBLISHER