Ausführungsbestimmungen zu § 7 Defizitausgleichsverfahren der Richtlinie des Erzbistums Köln zur Finanzierung und Personalbemessung für katholische Kindertageseinrichtungen in NRW

Vom 6. November 2023

ABl. EBK 2023, Nr. 168, S. 218

1. Die Feststellungen zum Defizitausgleich erfolgen trägerbezogen und können erst nach Verwendung der Kita-Rücklagen aller Einrichtungen des Trägers erfolgen.
2. 1 Grundlage eines Defizitausgleichsverfahrens ist gem. § 7 Nr. 3 der Richtlinie u.a. ein vom Träger beschlossener Jahresabschluss. 2 Sofern die relevanten liquiden Mittel aller Einrichtungen eines Trägers nur noch 1/12 der Kindpauschalen betragen, kann kurzfristig eine Liquiditätshilfe als Vorschuss auf das formale Defizitausgleichsverfahren beantragt werden. 3 In Anspruch genommene Liquiditätshilfen werden im Rahmen des Defizitausgleichsverfahrens auf die endgültige Zahlung angerechnet.
3. 1 Sowohl für die Liquiditätshilfe als auch für das Defizitausgleichsverfahren ist ein Antrag des Trägers durch Beschluss zu formulieren. 2 Die Gründe, die zu dem jeweiligen Antrag führen, sind zu erläutern.
4. Dem Antrag auf Liquiditätshilfe sind folgende Unterlagen beizufügen:
   • 1 Aktueller Finanzstatus des Kita-Mandanten der bestätigt, dass die Summe der relevanten Bankguthaben insgesamt weniger als 1/12 der Kindpauschalen ausmacht, oder diese Grenze in Kürze unterschritten wird. 2 Bei Festgeldanlagen ist die Fälligkeit anzugeben.
   • 1 Beschluss des Trägers auf Liquiditätshilfe mit Benennung eines konkreten Betrages, der als Liquiditätshilfe benötigt wird. 2 Dieser sollte so bemessen sein, dass die verfügbare Liquidität auf allen Bankkonten des Kita-Mandanten im laufenden Kindergartenjahr, bzw. mindestens in den kommenden sechs Monaten, die Grenze von 1/12 der Kindpauschalen aller Einrichtungen des Trägers möglichst nicht mehr unterschreitet.
   • 1 Die Gründe für den entstandenen Liquiditätsengpass sind kurz zu benennen. 2 Zum Beispiel die Altersstruktur des Personals, Beschäftigung von Berufspraktikanten etc.
   • Nachweise über etwaige Liquiditätshilfen der Kirchengemeinde/n im Seelsorgebereich.
5. 1 Der Antrag auf Defizitausgleich wird vom Träger für ein abgeschlossenes Kindergartenjahr oder einen abgeschlossenen Zeitraum beim Bereich Finanzsteuerung Kirchengemeinden gestellt. 2 Hierfür ist, wie unter Punkt 2 erwähnt, ein vom Träger geprüfter Jahresabschluss Grundlage, der entsprechend den Vorgaben aus dem Arbeitspaket zum Jahresabschluss für Kitas erstellt wurde. 3 Dies ist durch die Regionalrendantur im Anschreiben zum Antrag zu bestätigten. 4 Wichtig für etwaige Rückfragen zum Defizitausgleich ist eine detaillierte Belegführung der Personal-, Sach- und Baukosten, wie sie auch Grundlage im Verwendungsnachweis sind.
6. 1 Dem Antrag auf Defizitausgleich sind folgende Unterlagen beizufügen:
   • Beschluss des Trägers mit dem Antrag auf Defizitausgleich
   • Beschluss des Trägers über die Annahme der Jahresabschlüsse für die beantragten Jahre
   • SOLL-Stellenplan in Form des jeweiligen KiBiz-Rechners des EGV oder vergleichbarer Nachweis
   • IST-Stellenplan aus PersonalOffice (PO) oder vergleichbarer Nachweis
   • Einrichtungsbezogenes Gewaltschutzkonzept
   sofern bei Antragsstellung vorhanden:
   • Endgültiger Leistungsbescheid des Jugendamtes für alle Einrichtungen des Trägers oder Endabrechnung aus KiBiz.web
   • Bei sonderfinanzierten Einrichtungen auch der endgültige Leistungsbescheid über die Sonderfinanzierung und das Aktenzeichen des Sonderfinanzierungsvertrages.
   2 Vorgenannte Unterlagen sind auch für Defizitausgleichsanträge gem. Richtlinie vom 1. August 2008 beizufügen.
7. 1 Vor dem Defizitausgleich von sonderfinanzierten Einrichtungen ist zunächst durch den Träger die sonderfinanzierende Stelle um einen Ausgleich des Defizits des Geschäftsbetriebes nach Anrechnung der Betriebskostenrücklage lt. Verwendungsnachweis zu ersuchen. 2 Als Nachweis ist ein entsprechender Antrag des Trägers sowie ein Bescheid / Ablehnungsbescheid der sonderfinanzierenden Stelle vorzulegen. 3 Ein danach noch verbleibendes Defizit ist zunächst aus den Kita- Rücklagen der übrigen Einrichtungen des Trägers auszugleichen, bevor weitere Kirchensteuermittel bewilligt werden können.
   4 Zuschüsse aus Sonderfinanzierungsverträgen zum Ausgleich von Defiziten im Geschäftsbetrieb sind Kostenerstattungen die im KiBiz-Verwendungsnachweis zum Zeitpunkt des Zahlungsflusses im Feld Defizitausgleich erfasst werden.
   5 In der kirchlichen Finanzbuchhaltung wird der Sonderfinanzierungsanteil zum Defizitausgleich, der als Forderung gegenüber einem Dritten (i.d.R. Kommune) bilanziert wird, zunächst als Verbindlichkeit gegenüber dem EGV verbucht. 6 Der Defizitausgleich wird ungeachtet der Sonderfinanzierungsanteile gemäß § 7 der Finanzierungsrichtlinie durchgeführt.
   7 Bei Zahlungsfluss wird der Ertrag der maßgeblichen Kita-Rücklage zugeführt, soweit der Kirchensteueranteil den Höchstbetrag der gesetzlichen Rücklagen nach dem KiBiz nicht übersteigt.
   8 Andernfalls ist der Sonderfinanzierungszuschuss an das EGV abzuführen.
   9 Sofern Kirchensteuermittel zum Ausgleich des Defizits herangezogen wurden, ist der Sonderfinanzierungszuschuss auf die Kirchensteuer anzurechnen.
8. 1 Anteilig sonderfinanzierte Einrichtungen sind dem Trägerverbund zugeordnet. 2 Soweit vertraglich nichts Anderes geregelt ist, ist der Defizitausgleich auf Trägerebene uneingeschränkt möglich. 3 Rücklagen anteilig sonderfinanzierter Einrichtungen sollten jedoch nachrangig eingesetzt werden, sofern nach der Höchstbetragsregelung keine Rückzahlung von Zuschüssen droht.
9. 1 Gemäß § 7 Absatz 2c der Richtlinie dürfen die Kita-Rücklagen von vollständig sonderfinanzierten Einrichtungen nicht für den Defizitausgleich von anderen Einrichtungen des Trägers verwendet werden, da diese Einrichtungen als eigenständig betrachtet werden.
   2 Reicht die Kita-Rücklage von vollständig sonderfinanzierten Einrichtungen zur Deckung eines Defizites des Geschäftsbetriebes nicht aus, ist dieses durch die sonderfinanzierende Stelle auszugleichen.
   3 Ein Finanzierungsausgleich zwischen mehreren vollständig sonderfinanzierten Einrichtungen eines Trägers ist möglich, sofern die sonderfinanzierende Stelle identisch ist.
10. 1 Die Prüfung der Personalkosten umfasst den Abgleich des zu Beginn des jeweiligen Kindergartenjahres festgelegten Stellenplans laut KiBiz-Rechner des EGV und die tatsächliche Besetzung samt Eingruppierung anhand des IST-Stellenplans aus PO, oder eines jeweils vergleichbaren Nachweises. 2 Zusätzlich eingestelltes Vertretungspersonal ist daher zu kennzeichnen und zu erläutern. 3 Der Einsatz von zwei Auszubildenden (Berufspraktikantin oder Berufspraktikanten und/oder Person in Praxisintegrierter Ausbildung (PiA) und/oder Absolventin/Absolventen eines Dualen Studiums) sowie einer Absolventin oder eines Absolventen eines Freiwilligen Sozialen Jahres (FSJ) oder eines Bundesfreiwilligendienstes (BFD) in jeder Einrichtung ist unschädlich. 4 Bei einer Überschreitung des Soll-Stellenplans um mehr als 5% sind die Gründe darzulegen oder genehmigte Planüberschreitungen nachzuweisen.
11. 1 Sachkosten werden gemäß § 8 der Richtlinie grundsätzlich nur bis zu einer Höhe von 10% der Kindpauschalen anerkannt. 2 Bei einer Überschreitung dieses Grenzwertes um mehr als 25% (entspricht 12,5 % der Kindpauschalen) sind die Gründe darzulegen. 3 Notwendige Mehrkosten finden nach einer Plausibilitätsprüfung ebenfalls Berücksichtigung.
12. 1 Über die Bewilligung der Liquiditätshilfe und des Defizitausgleiches entscheidet die Bereichsleitung Finanzsteuerung Kirchengemeinden unabhängig von der beantragten Höhe im Rahmen der zur Verfügung stehende Wirtschaftsplanmittel. 2 Die bewilligte Auszahlung erfolgt an den Träger der Kindertageseinrichtungen.
    1 Der Bereich Finanzsteuerung Kirchengemeinden führt eine Controllingliste über die bewilligten Liquiditätshilfen und Defizitausgleichsverfahren. 2 Ein Bescheid über die Liquiditätshilfe oder das Defizitausgleichsverfahren wird der Rechnungskammer zur Kenntnis gegeben.