Erzbistum Köln
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Steuerrichtlinie des Erzbistums Köln

Vom 1. August 2019

ABl. EBK 2019, Nr. 104, S. 119

Der Erzbischof hat nachfolgende Steuerrichtlinie des Erzbistums Köln zum 1. März 2019 in Kraft gesetzt:
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Vorwort

1 Als lebendige Organisation nimmt die Kirche eine bedeutende Rolle im gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Leben ein. 2 Sie bildet einen wichtigen Faktor in der geistigen, kulturellen, pädagogischen und sozialen Infrastruktur unseres Gemeinwesens. 3 Dies wird durch die vielfältigen Aktivitäten und Aufgaben des Erzbistums Köln im pastoralen, caritativen und kulturellen Bereich deutlich. 4 Neben Seelsorge und Caritas kommen Aufgaben in den Bereichen der schulischen Bildung, Aus- und Fortbildung, Kindergärten, Mission, Verwaltung und Öffentlichkeitsarbeit hinzu.
5 Bei diesem vielfältigen, dem Gemeinwohl dienenden Aufgabenspektrum darf allerdings nicht vergessen werden, dass Kirche und Staat autonom sind. 6 So hat die Kirche keinen spezifischen Zuständigkeitsbereich in der staatlichen Ordnung und „die Kirche achtet die berechtigte Autonomie der demokratischen Ordnung“1#. 7 Dazu zählt auch, den Anspruch der weltlichen Macht auf die Erhebung von Abgaben und Steuern anzuerkennen. 8 So unterliegt auch das Erzbistum Köln als Körperschaft des öffentlichen Rechts staatlichen Abgabe- und Steuerpflichten. 9 Als Arbeitgeber hat das Erzbistum Köln Lohnsteuern und Sozialabgaben für seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abzuführen. 10 Darüber hinaus werden in vielen Bereichen auch Einnahmen aus grundsätzlich unternehmerischen (Hilfs-) Tätigkeiten erzielt, die über die Kernaufgaben hinausgehen, insbesondere um die Kosten kirchlich-hoheitlicher Tätigkeiten bzw. Veranstaltungen und des Betriebs von Einrichtungen zu reduzieren. 11 Wenn dabei die Grenzen zu steuerpflichtigen Betätigungen überschritten werden, insbesondere hinsichtlich der Ertragsteuern (Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer) und der Umsatzsteuer, müssen die insofern erforderlichen Steuererklärungen rechtzeitig und vollständig abgegeben und die geschuldeten Steuerbeträge entrichtet werden.
12 Damit das Erzbistum Köln diesen steuerlichen Pflichten ordnungsgemäß nachkommen kann, müssen die relevanten Steuervorschriften beachtet, die entsprechenden Verantwortlichkeiten klar geregelt und die betroffenen Sachverhalte zutreffend erfasst werden. 13 Anderenfalls können sich direkte steuerliche Risiken wie Streitverfahren mit den Steuerbehörden, Steuernachzahlungen mit Verspätungszuschlägen und Zinsen oder sogar Verfahren gegen gesetzliche Vertreter wegen Steuerstraftaten ergeben, die allesamt nicht zuletzt dem Ansehen der Kirche schaden.
14 Dies ist insbesondere vor dem Hintergrund essenziell, dass die Grenzen umsatzsteuerpflichtiger Betätigungen für Körperschaften und andere juristische Personen des öffentlichen Rechts auf Grund einer tiefgreifenden Gesetzesreform ab dem Jahr 2021 deutlich ausgeweitet werden: Zukünftig sind erheblich mehr Einnahmen aus Hilfstätigkeiten und unter Umständen selbst aus originär kirchlich-hoheitlichen Tätigkeiten betroffen. 15 Die zu beachtenden steuerrechtlichen Vorgaben und die damit verbundene Beurteilung steuerrelevanter Sachverhalte werden hierdurch wesentlich komplexer.
16 Neben den zuvor aufgeführten Veränderungen hat die Finanzverwaltung ihre Anforderungen an die interne Organisation von steuerpflichtigen Einrichtungen erheblich verschärft. 17 Sie setzt nunmehr bei den steuerpflichtigen Einrichtungen ein „innerbetriebliches Kontrollsystem“ voraus, das die Erfüllung aller steuerlichen Pflichten sicherstellt. 18 Abgeleitet vom englischen Begriff compliance für regelkonformes (gesetzestreues) Verhalten hat sich hierfür die Fachbezeichnung Tax Compliance Management System etabliert.
19 Ein ganzheitliches Tax Compliance Management System besteht aus unterschiedlichen Bausteinen, die in Wechselwirkung miteinander stehen und sukzessive durch verschiedene Maßnahmen und Regelungen ausgestaltet werden. 20 Hierzu gehört neben der schriftlichen Fixierung steuerlich wichtiger Vorgänge auch die Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten von Personen/Organisationseinheiten und bei Bedarf auch die Änderung bestehender Prozesse.
21 Im Sinne der Verantwortung gegenüber der Öffentlichkeit und den getauften und gefirmten Mitgliedern der katholischen Kirche, die mit ihrer Kirchensteuer ganz maßgeblich die Finanzierung der vielen Aufgaben des Erzbistums Köln tragen, und nicht zuletzt auch aus Fürsorgegründen gegenüber den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist die dauerhafte Einrichtung eines solchen internen Managementsystems unverzichtbar.
22 Damit ein solches System lebt und wachsen kann, ist es wichtig, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht nur als Multiplikatoren bei der Implementierung mitwirken, sondern die damit verbundenen Regelungen und Prozesse mit ihren Fähigkeiten und Möglichkeiten und als Gemeinschaft im Sinne des christlichen Werteverständnisses tagtäglich umsetzen.
23 Die nachfolgende Steuerrichtlinie ist Grundlage und wesentlicher Bestandteil des neuen Tax Compliance Management Systems des Erzbistums Köln. 24 Sie setzt interne Standards und Rahmenbedingungen in Bezug auf die Einhaltung von Steuervorschriften und gründet dabei auch auf den ethisch-moralischen Werten der katholischen Kirche. 25 Denn die korrekte Beachtung steuerlicher Vorschriften und vollständige Zahlung von Steuern hat auch einen Aspekt der Solidarität und Gerechtigkeit. 26 Eine Missachtung der Regelungen dieser Richtlinie oder ein nachlässiger Umgang mit diesen Regelungen hat somit nicht nur Folgen für die organisatorische Effizienz der Verwaltung, sondern kann einen gravierenden Widerspruch zur Botschaft der Kirche auslösen und damit ihre Glaubwürdigkeit im weltlichen Handeln erheblich gefährden. 27 Bitte machen Sie sich daher mit den Inhalten dieser Richtlinie und mit den noch anstehenden Maßnahmen eingehend vertraut. 28 Nehmen Sie sie ernst und setzten Sie sie aktiv in Ihrem Arbeitsalltag um.
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I. Präambel

1 Die vorliegende Steuerrichtlinie setzt die internen Standards des Erzbistums Köln als Körperschaft des öffentlichen Rechts in Bezug auf die Einhaltung von Steuervorschriften und vermittelt die damit verbundenen wesentlichen Grundsätze und Werte. 2 Sie legt die Rahmenbedingungen des steuerlichen Handelns fest und schafft somit Bewusstsein und Transparenz hierfür.
3 Sie stellt darüber hinaus einen Orientierungsrahmen dar, der helfen soll, der Verantwortung des Erzbistums Köln zur vollständigen und fristgerechten Steuerabführung gerecht zu werden.
4 Die Steuerrichtlinie hat nicht den Anspruch, alle steuerrechtlichen Fragen, die in der täglichen Arbeit aufkommen, zu beantworten. 5 Ebenso wenig hat sie den Anspruch, das geltende Recht vollständig wiederzugeben. 6 Die Steuerrichtlinie ergänzt lediglich die jeweilige Gesetzgebung, Verwaltungsvorschriften sowie weitere interne Richtlinien und Anweisungen.
7 Sie richtet sich an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Erzbistums Köln im Erzbischöflichen Generalvikariat und den angeschlossenen, rechtlich unselbständigen Einrichtungen, sei es in der Pastoral, der Verwaltung oder anderen Funktion.
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II. Steuerkonformität

1 Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Erzbistums Köln leisten auf unterschiedliche Art und Weise ihren Beitrag im Auftrag der Kirche, die frohe Botschaft Jesu Christi in der Welt zu verkünden. 2 Die Rahmenbedingungen hierfür schafft das christliche Werteverständnis, welches im Erzbistum Köln nicht nur in pastoralen, caritativen, erzieherischen und ähnlichen Tätigkeiten, sondern auch bei der Erledigung von Verwaltungsaufgaben gelebt wird.
3 Hierzu gehört auch die Einhaltung von Steuergesetzen und die Ablehnung jeder Form von Gestaltungsmissbrauch. 4 In diesem Sinne legt das Erzbistum Köln höchsten Wert auf die vollständige und fristgemäße Abgabe von Steuererklärungen und die rechtzeitige Abführung angemeldeter und festgesetzter Steuern und Sozialabgaben.
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III. Verantwortung für die steuerlichen Pflichten

1 Für die ordnungsgemäße Erfüllung der steuerlichen Pflichten des Erzbistums Köln ist nach außen hin der Erzbischof von Köln als gesetzlicher Vertreter verantwortlich2#. 2 Er kann die Wahrnehmung der steuerlichen Aufgaben an die Hauptabteilungsleiter delegieren, die deren Erledigung wiederum nachgeordneten Personen oder Organisationseinheiten – im Folgenden Steuerfunktion(en) genannt – zuweisen oder hilfsweise Externe hinzuziehen können.
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IV. Tax Compliance Management System

1 Der Umfang der materiellen und formellen Steuerpflichten hat für das Erzbistum Köln als Körperschaft des öffentlichen Rechts ein Ausmaß und eine Komplexität erreicht, die die dauerhafte Einrichtung eines Tax Compliance Management Systems (Tax CMS) zur Erfüllung dieser Anforderungen sowie zur Bewältigung verbleibender Risiken erforderlich werden lässt.
2 Das Erzbistum Köln versteht unter einem Tax CMS einen kontinuierlich laufenden Prozess, der durch die sukzessive Identifizierung und Analyse steuerlicher Risiken und die Entwicklung von Grundsätzen, Regelungen und organisatorischen wie prozessualen Maßnahmen sicherstellt, dass sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in steuerlicher Hinsicht gesetzeskonform verhalten.
3 Darüber hinaus gehört zum Tax CMS auch, dass die Rollen und Verantwortlichkeiten von Personen oder Organisationseinheiten, die in der Erfüllung von steuerlichen Pflichten innerhalb und außerhalb der Organisation einbezogen sind, schriftlich festgelegt werden.
4 Um auf Änderungen steuerlicher Vorschriften und Verfahren angemessen reagieren zu können, ist das Erzbistum Köln schließlich bestrebt, die steuerrelevanten Prozesse regelmäßig zu analysieren, zu überprüfen, und gegebenenfalls zu überarbeiten.
5 In diesem Sinne achtet das Erzbistum Köln auch darauf, die Kenntnisse und Fähigkeiten der auf unterschiedlichen Ebenen mit den Steuerpflichten befassten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern stets aktuell zu halten und zu verbessern.
6 Steuerliche Regelverstöße können so zum Schutz aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und im Sinne der Verantwortung gegenüber den Gläubigen vermieden werden.
7 Diese Grundsätze basieren auf den Prüfungsstandards, die das Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) unter der Bezeichnung IDW PS 980 (IDW Praxishinweis 1/2016 - Stand 31. Mai 2017) veröffentlicht hat. 8 In Abhängigkeit von der Größe und Komplexität der Organisation sollen in das Tax CMS sieben – miteinander in Wechselwirkung stehende – Grundelemente einfließen:
  1. 1 Tax Compliance – Kultur: Sie bildet die Grundlage für ein angemessenes und wirksames Tax CMS und wird geprägt durch die Grundeinstellungen und Verhaltensweisen aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die auf Sorgfalt und Rechtstreue ausgerichtet sind. 2 Seitens der Bistumsleitung und der Führungskräfte muss glaubhaft und schlüssig zum Ausdruck kommen, dass die Einhaltung steuerlicher Vorschriften notwendig und wichtig ist, Verstöße nicht geduldet und Zuwiderhandlungen intern sanktioniert werden. 3 Die Steuerfunktionen müssen frühzeitig und umfassend in steuerrelevante Fragen eingebunden werden.
  2. Tax Compliance – Ziele: Das Tax Compliance Ziel (siehe Abschnitt II.) bildet den Rahmen für die Aufgaben der Steuerfunktionen.
  3. Tax Compliance – Risiken: Unter Berücksichtigung der Tax Compliance – Ziele werden die Risiken für Verstöße gegen einzuhaltende steuerliche Regeln festgestellt.
  4. 1 Tax Compliance – Programm: Auf der Grundlage der Risikobeurteilung sind geeignete Maßnahmen zu entwickeln und einzuführen, die diesen Risiken entgegenwirken. 2 Ebenso sind Vorgehensweisen und Verhaltensregeln bei entdeckten Regelverstößen festzulegen und zu kommunizieren.
  5. 1 Tax Compliance – Organisation: Die Steuerverantwortlichen geben die Rollen und internen Aufgabenzuweisungen sowie die Ablauforganisation für die Einhaltung der steuerlichen Pflichten als integralen Bestandteil der Verwaltungsorganisation vor. 2 Die Zuständigkeiten müssen in organisatorischer, fachlicher und prozesstechnischer Hinsicht eindeutig, lückenlos und überschneidungsfrei geregelt sein. 3 Ferner sind auf allen Ebenen Vertretungsregelungen zu implementieren.
  6. Tax Compliance – Kommunikation: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und erforderlichenfalls Dritte, die mit der Bearbeitung steuerrelevanter Sachverhalte befasst sind, müssen über das Tax CMS sowie die festgelegten Rollen und Verantwortlichkeiten informiert werden.
  7. 1 Tax Compliance – Überwachung und Verbesserung: Das Tax CMS ist zu überwachen und gegebenenfalls zu überarbeiten. 2 Voraussetzung ist eine geeignete Dokumentation des Tax CMS.
9 Die Gesamtverantwortung für das Tax CMS und für die Inhalte der schriftlichen Dokumentationen und Veröffentlichungen liegt beim Erzbischof von Köln als gesetzlichem Vertreter.
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V. Zuständigkeit der Steuerfunktion(en)

1 Die Anmeldung und Abführung der Sozialabgaben und Lohnsteuern fällt in die Verantwortung der Hauptabteilung 60 - Verwaltung und wird dort von der Abteilung 610 - Personal erledigt. 2 Zur Erfüllung dieser Aufgabe wird die Steuerfunktion von einem externen Dienstleister, gegenwärtig von der ECKD.KIGST, unterstützt.
3 Die Hauptabteilung 70 - Finanzen ist hinsichtlich aller übrigen materiellen und formellen steuerrechtlichen Fragestellungen und Erklärungspflichten zuständig und veranlasst die entsprechenden Steuerzahlungen. 4 Mit Ausnahme der vom Stiftungszentrum betreuten Vermögen ist diese Aufgabe dort der Stabsabteilung 701- Planung, Controlling, Steuern zugewiesen und beinhaltet hauptsächlich die ertragsteuerlichen und umsatzsteuerlichen Deklarationspflichten. 5 Die Steuerfunktion ist jedoch auch mit Fragen des allgemeinen Abgaberechts (namentlich des Gemeinnützigkeitsrechts und des Spendenrechts) und anderer einschlägiger Steuerarten zu befassen.
6 Die Fachbereiche und die angeschlossenen, rechtlich unselbstständigen Einrichtungen wirken bei den Vorarbeiten für die steuerlichen Erklärungspflichten mit. 7 Sie nehmen die Aufgaben nach dem geltenden Recht sowie den internen Richtlinien und Anordnungen insbesondere des Tax CMS wahr.
9 Die Verwaltung und Betreuung von Nachlässen, Schenkungen, Stiftungen und sonstigen Sondervermögen obliegt dem „Stiftungszentrum“. 10 Die selbstständigen und unselbstständigen Stiftungen sind jeweils eigenständige Steuersubjekte. 11 Alle diesbezüglichen materiellen und formellen steuerrechtlichen Fragestellungen und Erklärungspflichten sind Aufgabe des Stiftungszentrums.
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VI. Aufgaben der Steuerfunktionen und der Steuerverantwortlichen

1 Die Steuerfunktionen stellen sicher, dass die steuerlichen Verfahren und Fristen eingehalten, die erforderlichen Steuererklärungen abgegeben und die Abgaben und Steuern vollständig abgeführt werden. 2 Für die Erledigung der insofern relevanten Tätigkeiten ist eine Stellvertretung zu benennen.
3 Sofern bei Tatbeständen steuerlicher Gestaltungsspielraum besteht, treffen die Steuerfunktionen eine Risikoentscheidung dahingehend, dass im Zweifel die Auslegung im Sinne der Finanzverwaltung erfolgt. 4 Die Steuerfunktionen stimmen die Entscheidungsfindungen mit dem Generalvikar ab und dokumentieren und archivieren diese in Schriftform.
5 Die Steuerfunktionen beraten die Fachabteilungen hinsichtlich der steuerlichen Beurteilung und Behandlung einzelner Sachverhalte. 6 Insbesondere erstellen sie Richtlinien, Informationsschreiben und Arbeitsunterlagen (etwa Musterformulare oder Checklisten) zu steuerlichen Themen und Arbeitsabläufen. 7 Darüber hinaus informieren sie sich regelmäßig hinsichtlich der aktuellen steuerlichen Gesetzeslage und setzen die Fachabteilungen, die von Änderungen betroffen sind, in Kenntnis.
8 Die Steuerfunktionen nehmen auch die mit der Organisation des Tax CMS verbundenen Aufgaben wahr, die übergeordnete Koordination und Kontrolle des Tax CMS obliegt der Hauptabteilung 70 - Finanzen.
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VII. Aufgaben der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Fachabteilungen

1 Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tragen nach ihren Möglichkeiten und Fähigkeiten dazu bei, das steuerliche Ziel des Erzbistums Köln zu erfüllen. 2 Um dieser Aufgabe gerecht werden zu können, sind die in den verschiedenen Aufgabenfeldern relevanten steuerlichen Vorschriften und die internen Richtlinien, Unterlagen und festgelegten Arbeitsabläufe zu kennen, zu verstehen und umzusetzen.
3 Als wichtige Repräsentanten des Erzbistums Köln tragen insbesondere die Führungskräfte zur Unterstützung dieser Aufgabe bei, indem sie als Multiplikatoren über Entscheidungen, Prozesse und steuerliche Vorgänge in der Fachabteilung informieren. 4 Im Zweifel sind Informationen hierüber in den Steuerfunktionen einzuholen.
5 Entscheidungen werden im Dialog mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gründlich vorbereitet. 6 Getroffene Entscheidungen werden sorgfältig überprüft und gegebenenfalls korrigiert.
7 Berichterstattungen zu steuerrelevanten Themen, damit verbundene Änderungen sowie Aktualisierungen, die alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Erzbistums Köln als Ganzes betreffen, erfolgen über die gängigen Kommunikationswege und Plattformen (z.B. im Intranet). 8 Hierdurch kann ein regelmäßiger Informationsaustausch innerhalb der Verantwortungsbereiche sowie fachübergreifend sichergestellt werden.
9 Die auf den gängigen Plattformen kommunizierten Informationen sollen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbstständig einholen und darüber hinaus zu ihrer Verbreitung beitragen.
10 Die über die Plattformen kommunizierten Informationen wie Richtlinien, Musterformulare oder Checklisten mit Steuerbezug haben Verbindlichkeitscharakter. 11 Eine absichtliche Nichtverwendung der Unterlagen kann nicht toleriert werden, da dies direkte steuerliche Risiken wie Steuerstreitigkeiten und Steuernachzahlungen, ggf. Strafzahlungen (Zinsen, Verspätungszuschläge) oder sogar Verfahren gegen gesetzliche Vertreter wegen Steuerstraftaten oder -Ordnungswidrigkeiten, mit sich bringen kann. 12 Aus diesem Grund sind im Zweifel auch dienstrechtliche Konsequenzen zu ziehen.
13 Bei Fragen zur Beurteilung steuerlicher Sachverhalte, die das Erzbistum Köln als Ganzes betreffen, sollen die Steuerfunktionen zur Klärung des Sachverhaltes miteinbezogen werden.
14 Rechtsverletzungen können immer vermieden werden, indem frühzeitig Rat gesucht wird. 15 Die Kontaktadresse hierzu lautet: steuerwesen@erzbistum-koeln.de
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VIII. Kommunikation mit Steuerbehörden und Steuerprüfern

1 Das Erzbistum Köln kommuniziert neben der reinen Abgabe der Steuererklärungen laufend und anlassbezogen mit den Steuerbehörden (Finanzverwaltung, Zoll, kommunale Steuerämter etc.). 2 Abgesehen davon finden auch im Erzbistum regelmäßig Außenprüfungen der Finanzverwaltung statt (Lohnsteuer- und Umsatzsteuer-Sonderprüfungen, abgekürzte Außenprüfungen und/oder allgemeine Betriebsprüfungen).
3 Der Umgang mit den Steuerbehörden und Steuerprüfern soll stets von gegenseitigem Respekt und Vertrauen sowie Verständnis für die Position des jeweils anderen geprägt sein.
4 Eine wesentliche Voraussetzung hierfür gründet darin, dass gegenüber den Steuerbehörden und insbesondere gegenüber den persönlich im Hause tätigen Steuerprüfern niemals überheblich oder feindselig aufgetreten wird.
5 Die Kommunikation mit den Steuerbehörden übernehmen grundsätzlich die zuständigen Steuerfunktionen.
6 Die Kommunikation mit den persönlich im Hause tätigen Steuerprüfern erfolgt je nach Aufgabenbereich über die Leitung der Hauptabteilung 60 - Verwaltung oder Hauptabteilung 70 - Finanzen. 9 Diese können bei Bedarf die Zuständigkeit auf die Steuerfunktionen oder gesondert beauftragte Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter übertragen.
8 Die hiernach zuständigen Personen haben rechtzeitig die steuergesetzlich vorgeschriebenen und weiteren geeigneten Vorbereitungen zu treffen und den Generalvikar insofern zu informieren.
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IX. Kommunikation von steuerlichem Fehlverhalten

Wenn in gutem Glauben davon ausgegangen wird, dass im Zusammenhang mit einem Geschäftsvorgang, an dem das Erzbistum Köln beteiligt ist, jemand entgegen steuerrechtlicher Bestimmungen und/oder dem Tax CMS gehandelt hat, gerade handelt oder möglicherweise handeln wird, sollten die Bedenken dem Vorgesetzten mitgeteilt werden oder über die folgende Kontaktadresse angesprochen werden:
taxcompliance@erzbistum-koeln.de
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X. Schlussbestimmungen

Die Fassung der Richtlinie tritt zum 1. März 2019 in Kraft.
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1 ↑ Johannes Paul II., Enzyklika Centesimus annus, 47: AAS 83 (1991) 852.
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2 ↑ Gemäß can. 393 Codex Iuris Canonici.