Anlage zu § 2 der Verordnung zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag nach § 29 des Gesetzes über den Kirchlichen Datenschutz
(§ 29 KDG-VO-Anlage)

Vom 7. Oktober 2020

ABl. EBK 2020, Nr. 146, S. 159

A. Gegenstand der Auftragsverarbeitung; Art und Zweck der Verarbeitung; Art der personenbezogenen Daten

1. Daten des kirchlichen Meldewesens
   1. Art und Zweck der Verarbeitung:
      • Pflege der Gemeindemitgliederverzeichnisse, im Besonderen: Verarbeitung von Konfessions-, Kirchenaustritts-, Adress- und Namensdifferenzen sowie Geburts- und Sterbedaten,
      • Zusammenführung von Personendaten aus dem kommunalen Meldewesen zu Familienverbänden,
      • Zusammenführen (Clustern) von Personendaten für Auswertungen und Statistiken, Veranlassung der Replikation bearbeiteter Gemeindemitgliederverzeichnisse mit den Vor-Ort-Systemen der Verantwortlichen, Fehlerbearbeitung und Nachtrag von kirchlichen Amtshandlungsdaten.
   2. Art der personenbezogenen Daten:
      • Personenstammdaten (z.B.: Namen, Vornamen, akademische Grade, Adelstitel, Ordens- und Künstlernamen, Geburtsdatum und -ort, ggf. Staat der Geburt, Familienstand, Geschlecht, Religionszugehörigkeit, Staatsangehörigkeit, Anschriften etc.),
      • Sterbedaten (Sterbedatum und -ort, ggf. Sterbestaat),
      • Einzugs- und Auszugsdaten,
      • Auskunftssperren,
      • Anzahl der Kinder,
      • kirchliche Amtshandlungsdaten.
2. Daten der Personalverwaltung
   1. Art und Zweck der Verarbeitung:
      • Begründung, Durchführung und Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen, im Besonderen Bewerbermanagement, Ausfertigung von arbeitsvertraglichen Unterlagen bis zur Unterschriftsreife einschl. Kündigungsschreiben, Verwaltung der Personalakten, Vertretung der Verantwortlichen bei arbeitsrechtlichen Angelegenheiten,
      • Veranlassung von Datenübermittlungen an:
        • Mitarbeitervertretungen bei Einstellung und ggf. arbeitsrechtlichen Maßnahmen soweit gesetzlich erforderlich,
        • Gerichte und Rechtsvertreter der Verantwortlichen bei ggf. arbeitsrechtlichen Streitigkeiten,
        • Gerichte, Staatsanwaltschaften und Rechtsvertreter der Verantwortlichen soweit zur Aufdeckung von Straftaten erforderlich (§ 53 Abs. 2 KDG),
        • Missbrauchsbeauftragte der Verantwortlichen bei entsprechend begründeten Verdachtsfällen,
        • Wahlvorstände bei Wahlen zu Interessenvertretungen der Mitarbeiterschaft,
        • interne und ggf. externe Träger von Ausbildungs-, Fortbildungs- und Ausbildungsmaßnahmen,
        • Versicherungsanstalten im Rahmen bestehender Gruppen- und Einzelversicherungen, öffentliche Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten (z.B. § 47 Nr. 1 SGB VIII, § 36 IfSG).
   2. Art der personenbezogenen Daten:
      • Personenstammdaten (z.B.: Namen, Vornamen, akademische Grade, Adelstitel, Ordens- und Künstlernamen, Geburtsdatum und -ort, ggf. Staat der Geburt, Familienstand, Geschlecht, Religionszugehörigkeit, Staatsangehörigkeit, Anschriften, behördliche Führungszeugnisse etc.),
      • Kommunikationsdaten (z.B. Telefon, E-Mail),
      • Qualifikationsdaten (z.B. Bildungs- und Berufsausbildungsabschlüsse, Weiterqualifikationen, beruflicher Werdegang),
      • Daten zu Führung und Leistung (dienstliche Beurteilungen, Gutachten, ggf. Er- und Abmahnungen), Gesundheitsdaten (z.B. Schwerbehinderteneigenschaft, Fehltage wg. Krankheit etc.),
      • Vertragsdaten.
3. Daten der Lohn- und Gehaltsabrechnung
   1. Art und Zweck der Verarbeitung:
      • Berechnung, Verbescheidung und Zahlbarmachung von Löhnen und Gehältern einschl. Reise-, Umzugs- sowie ggf. Aus- und Fortbildungskosten, Berechnung und Abführung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen einschl. Schwerbehindertenabgaben,
      • Veranlassung von Datenübermittlungen an:
        • Banken zur Auszahlung von Lohn- und Gehalt,
        • Sozialversicherungsträger und Finanzämter zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten,
        • Träger der betrieblichen Altersvorsorge,
        • Wirtschaftsprüfer für Zwecke der Jahresabschluss-/Bilanzprüfung,
        • Gläubiger betroffener Personen und weitere an der ggf. damit verbundenen Rechtsverfolgung Beteiligte, auch bei freiwilligen Gehaltsabtretungen für fällige Forderungen, bei z.B. Verbraucherinsolvenzverfahren.
   2. Art der personenbezogenen Daten:
      • Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten (z.B. Bankverbindung, Zahlbeträge etc.),
      • Steuer- und Sozialversicherungsdaten (ID- und Steuernummern, Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge),
      • Kommunikationsdaten (z.B. Telefon, E-Mail).
4. Buchhaltungsdaten (Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen)
   1. Art und Zweck der Verarbeitung:
      • Durchführung der Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen, im Besonderen mandantenbezogene Durchführung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, mandantenbezogene Anlagenbuchhaltung, Verbuchung vorkontierter Belege, Erstellung von Buchungsjournalen, Statistiken und Auswertungen, Rechnungsprüfung und Stammdatenpflege, Erstellung von Monats- und Quartalsabschlüssen, mit GuV bis zur Unterschriftsreife, Verwaltung von Offenen-Postenlisten, Überwachung von Zahlungseingängen,
      • Veranlassung von Datenübermittlungen an Steuerberater.
   2. Art der personenbezogenen Daten:
      • Personenstammdaten (Namen, Vornamen, Adressen),
      • Kommunikationsdaten (z.B. Telefon, E-Mail),
      • Lohn- und Gehaltsdaten (Zahlbeträge Brutto/Netto).
5. Daten aus Mietverhältnissen:
   1. Art und Zweck der Datenverarbeitung:
      • Begründung, Durchführung und Beendigung von Mietverhältnissen, im Besonderen: Bewerbermanagement mit Bonitätsprüfung (Schufa-Abfragen, Mieterselbstauskunft),
      • Ausfertigung von mietvertraglichen Unterlagen bis zur Unterschriftsreife einschl. Kündigungsschreiben,
      • Verwaltung der Mietakten,
      • Berechnung und Verbescheidung der Mietentgelte und ggf. der Nebenkosten,
      • Veranlassung von Reparaturen,
      • Mahn- und Beschwerdemanagement,
      • Veranlassung von Datenübermittlungen an:
        • Schufa,
        • Wohnbau- und -verwaltungsunternehmen,
        • Handwerker,
        • Dienstleister für Heiz- und Wasserkostenabrechnung sowie Energiedatenmanagement,
        • Gerichte und Rechtsanwälte.
   2. Art der personenbezogenen Daten:
      • Personenstammdaten (Namen, Vornamen, Adressen),
      • Kommunikationsdaten (z.B. Telefon, E-Mail),
      • Vertragsstammdaten (Vertragsbeziehung, -interesse),
      • Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten,
      • Bonitätsdaten (z.B. Geburtsdatum, Beruf, Einkommensverhältnisse).
6. Daten in versicherungsrechtlichen Angelegenheiten
   1. Art und Zweck der Datenverarbeitung:
      • Versicherungsberatung (Betriebshaftpflicht-, Haus- und Grundstückshaftpflicht-, Mobiliar-, Dienstfahrzeug-, Kassen-, Bauleistungs-, Elektronik-, Kunst- und Kultur-, Gebäudeleitungswasser-, Gebäudebrand-, Gebäudesturm-/Hagelversicherung, D&O Versicherung), Prüfung, Freigabe und Weiterverrechnung von Beitragsrechnungen, Schadensbearbeitung von Versicherungsfällen,
      • Veranlassung von Datenübermittlungen an:
        • Versicherungsunternehmen,
        • Geschädigte,
        • Gerichte und Rechtsvertreter der Verantwortlichen bei versicherungsrechtlichen Streitigkeiten,
        • Wirtschaftsprüfer für Zwecke der Jahresabschluss-/Bilanzprüfung.
   2. Art der personenbezogenen Daten:
      • Personenstammdaten (Namen, Vornamen, Adressen),
      • Kommunikationsdaten (z.B. Telefon, E-Mail),
      • Vertragsstammdaten (Vertragsbeziehung, -interesse).
7. Daten in spendenrechtlichen Angelegenheiten
   1. Art und Zweck der Datenverarbeitung:
      • Beratung in Fragen des Gemeinnützigkeitsrechts (Zuwendungsbestätigungen)
      • Veranlassung von Datenübermittlungen an:
        • Zuwendungsempfänger,
        • Zuwendende,
        • ggf. Gerichte und Rechtsvertreter der Verantwortlichen sowie Finanzbehörden bei zuwendungsrechtlichen Streitigkeiten, Wirtschaftsprüfer für Zwecke der Jahresabschluss-/Bilanzprüfung.
   2. Art der personenbezogenen Daten:
      • Personenstammdaten (Namen, Vornamen, Adressen),
      • Kommunikationsdaten (z.B. Telefon, E-Mail),
      • Finanzdaten.
8. Daten des Friedhofswesens
   1. Art und Zweck der Datenverarbeitung:
      • Beratung der kirchlichen und kommunalen Friedhofsträger, Grundstücksüberlassungsvereinbarungen,
      • Aufsichtsrechtliche Genehmigung von Bestatterverträgen zwischen kirchlichen Stiftungen und gewerblichen Bestattungsunternehmen, Mahnwesen, Einleitung von Zwangsvollstreckungen säumiger Grabnutzungsberechtigter,
      • Veranlassung von Datenübermittlungen an:
        • Vollstreckungsbehörden,
        • Gerichte und Rechtsvertreter der Verantwortlichen bei ggf. gerichtlichen Streitigkeiten,
        • Bestattungsunternehmen,
        • Kommunalverwaltungen.
   2. Art der personenbezogenen Daten:
      • Personenstammdaten (Namen, Vornamen, Adressen),
      • Kommunikationsdaten (z.B. Telefon, E-Mail),
      • Finanzdaten,
      • Vollstreckungsdaten.
9. Daten in erbrechtlichen Angelegenheiten
   1. Art und Zweck der Datenverarbeitung:
      • Beratung der Verantwortlichen in Fragen des Nachlassrechts, Verwaltung der Nachlassakten,
      • Veranlassung von Datenübermittlungen an:
        • Nachlassgerichte,
        • Testamentsvollstrecker,
        • Erben und Nacherben,
        • Empfänger von Vermächtnissen,
        • Gerichte und Rechtsvertreter der Verantwortlichen bei ggf. gerichtlichen Streitigkeiten.
   2. Art der personenbezogenen Daten:
      • Personenstammdaten (Namen, Vornamen, Adressen),
      • Verwandtschaftsverhältnisse,
      • Kommunikationsdaten (z.B. Telefon, E-Mail),
      • Finanz- und Vermögensdaten.
10. Daten aus dem Grundstücks- und Nachbarrecht
    1. Art und Zweck der Datenverarbeitung:
       • Grundstücksverwaltung /-betreuung für Verantwortliche,
       • Grundbuchrechtliche, vertragliche und wirtschaftliche Beratungen in Grundstücks- und nachbarrechtlichen Angelegenheiten,
       • Interessenvertretung bei Umlegungsverfahren,
       • Vorbereitung von notariellen Verkauf-, Kauf- und Tauschverträgen, Umlegungsverfahren, städtebaulichen Verträgen, Erschließungsverträgen, Sondernutzungsverträgen, Ausgleichsflächenvereinbarungen usw.,
       • Vorbereitung, Bestellung, Verkauf, Änderungen und Belastungen,
       • Löschungen sowie Anpassungen (Erbbauzinsen, Reallasten und Nutzungsgebühren) von Erbbau- und Sonderrechten (Verkauf, Überlassung, Schenkung),
       • Bestellung und Löschung von Dienstbarkeiten (Geh-, Fahrt- sowie Leitungsrechte, Nutzungs- und Mitbenutzungsrechte, z.B. Kooperationsverträge mit Kommunen, Bebauungsverbote, Aufzahlungsverpflichtungen, Einräumung Nießbrauch) an Grundstücken und Gebäuden,
       • Flurbereinigungs- und Dorferneuerungsverfahren, Abwicklung von freiwilligen Landtauschverfahren, Vertretung und Beratung der Verantwortlichen,
       • Veranlassung von Datenübermittlungen an:
         • Gerichte und Rechtsvertreter der Verantwortlichen bei ggf.
         • gerichtlichen Streitigkeiten,
         • Grundbuch- und Liegenschaftsämter,
         • Nutzungsberechtigte,
         • Erbbaurechts- und Dienstbarkeitsgeber und -nehmer,
         • Kommunalverwaltungen mit Eigenbetrieben.
    2. Art der personenbezogenen Daten:
       • Personenstammdaten (Namen, Vornamen, Adressen),
       • Kommunikationsdaten (z.B. Telefon, E-Mail),
       • Liegenschaftsdaten,
       • Rechtsbeziehungsdaten,
       • Vertragsstammdaten (Vertragsbeziehung, -interesse),
       • Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten.
11. Daten des Stiftungswesens bei Wahlen für ortskirchliche und diözesane Gremien
    1. Art und Zweck der Datenverarbeitung:
       • Beratung der Verantwortlichen zu Wahlverfahren, Wahlberechtigung (aktiv und passiv) und Durchführung von Wahlen. Verwaltung der Wahlergebnisse,
       • Veranlassung von Datenübermittlungen an:
         • kirchliche und öffentliche Stellen,
         • ggf. Presseorgane.
    2. Art der personenbezogenen Daten:
       • Personenstammdaten (Namen, Vornamen, Adressen),
       • Kommunikationsdaten (z.B. Telefon, E-Mail),
       • Ehrenamts-Funktionsdaten.
12. Daten für Betreuungsverträge mit Erziehungsberechtigten
    1. Art und Zweck der Datenverarbeitung:
       • zur Vertragserfüllung der Betreuungsverträge,
       • Datenübermittlungen an:
         • Kommunen,
         • Rendanturen.
    2. Art der personenbezogenen Daten:
       • Personenstammdaten (Namen, Vornamen, Adressen),
       • Kommunikationsdaten (z.B. Telefon, E-Mail),
       • Daten zur Gesundheit,
       • Konfession,
       • Geschlecht.

B. Kategorien der betroffenen Personen

• Kirchenmitglieder und deren Familienangehörige,
• Mitarbeiter im Sinne des § 2 Abs. 1 KDG-DVO,
• Vertragsparteien,
• Ansprechpersonen,
• Beschäftigte,
• Vertragspartner,
• Erben, Nacherben und Nachlassnehmer,
• Nutzer von Rechten,
• Zuwendungsgeber,
• Gremienmitglieder,
• Lieferanten/Handwerker,
• Mieter und deren Familienangehörige in häuslicher Gemeinschaft,
• Ansprechpartner.