1 Das Archiv einer Pfarrgemeinde besitzt eine übergeordnete und bleibende Bedeutung. 2 Es gibt Auskunft über die Geschichte von Pfarrei und Ort sowie Gemeindeleben und dient dessen Erforschung, der pfarrlichen Verwaltung und der Rechtssicherung. 3 Es fungiert so als Gedächtnis der Pfarrgemeinde mit pastoraler Funktion.

1 Im Erzbistum Köln gibt es etwa 800 Pfarrarchive mit teils bis in das Mittelalter zurückreichenden Unterlagen. 2 Diese Archive befinden sich zu einem großen Teil an den bestehenden Pfarrorten. 3 Die Fachaufsicht obliegt dem Historischen Archiv des Erzbistums Köln.

4 Gegenstand der Pfarrarchivpflege sind alle aus der pfarrlichen Verwaltung und Betätigung entstandenen und gesammelten Unterlagen (Schrift- und Dokumentationsgut), die nicht mehr für die laufendenden Geschäfte benötigt werden. 5 Hierzu gehören auch audiovisuelle Medien und Unterlagen in digitalen Repräsentationen. 6 Bibliotheksgut und Gegenstände, die unter die kirchliche Denkmalpflege fallen, sind hingegen nicht Gegenstand der Pfarrarchivpflege.

Die Grundlagen der Verwaltung, Sicherung und Nutzung der Pfarrarchive regelt die Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche (Kirchliche Archivordnung vom 12. Februar 2014, Amtsblatt des Erzbistums Köln 2014, Nr. 16).

1 Grundsätzlich ist es die Aufgabe des Pfarrers und des Kirchenvorstandes, für die gesicherte Unterbringung des Pfarrarchivs und der Unterlagen der Altregistratur sowie dessen Bewertung, Ordnung und Nutzbarmachung Sorge zu tragen. 2 Unabdingbar dabei ist der Einsatz einer Betreuungsperson für Raum und Archivbestand. 3 Darüber hinaus ist mit dem Pfarrarchiv vor Ort häufig ein hoher finanzieller Aufwand verbunden, etwa beim (Um-)Bau und der Instandhaltung von geeigneten Archivräumen und deren Einrichtung sowie Verzeichnungsmaßnahmen. 4 In zunehmendem Maße sehen sich Pfarreien aus unterschiedlichen Gründen außerstande, dies zu gewährleisten.

5 In den vergangenen Jahrzehnten hat das Historische Archiv des Erzbistums im Rahmen der Fachaufsicht über die Pfarrarchive den Weg der sog. subsidiären Pfarrarchivpflege beschritten. 6 Kernpunkt war dabei die Unterbringung und Betreuung der Archivbestände an den einzelnen Pfarrorten. 7 In Anbetracht allerdings der vielfältigen Veränderungen im kirchlichen Leben und in den kirchlichen Strukturen sowie zur notwendigen organisatorischen und finanziellen Entlastung der Kirchengemeinden hat das Erzbistum Köln nun eine Grundsatzentscheidung zur sukzessiven Zentralisierung der Pfarrarchive im Historischen Archiv des Erzbistums getroffen, sofern die betroffenen Kirchengemeinden dem zustimmen. 8 Umgesetzt werden diese Maßnahmen vom Historischen Archiv des Erzbistums.

9 Den Kirchengemeinden wird daher dringend empfohlen, die bereits erschlossenen Pfarrarchive sowie das noch nicht geordnete, jüngere archivwürdige Schriftgut an das Historische Archiv des Erzbistums Köln abzugeben und in dessen Räumlichkeiten zu deponieren. 10 Eine derartige Deponierung erfolgt auf freiwilliger Basis. 11 Die Eigentumsverhältnisse werden davon nicht berührt. 12 In diesem Zusammenhang behält die Anordnung zur Sicherung und Nutzung von Pfarrmatrikeln – Kirchenbücher – vom 12. März 2008 (Amtsblatt des Erzbistums Köln 2008, Nr. 93) unverändert Gültigkeit.

13 Grundvoraussetzung für den Verbleib des Pfarrarchivs in der Kirchengemeinde sind die Existenz von geeigneten Räumlichkeiten für die Lagerung der Archivbestände sowie die dauerhafte Gewährleistung einer angemessenen Archivbetreuung.

1 Voraussetzung für eine Deponierung des Pfarrarchivs im Historischen Archiv des Erzbistums Köln ist ein entsprechender Beschluss des Kirchenvorstandes, der auf die vorliegende Bekanntmachung Bezug nimmt.

2 Vor Übernahme des Pfarrarchivs ist eine Bewertung der noch nicht erschlossenen Unterlagen erforderlich. 3 In der Regel erfolgt diese durch einen externen Dienstleister, der vom Historischen Archiv vermittelt werden kann. 4 Dieser unternimmt in Absprache mit dem Historischen Archiv eine Trennung vor in (1.) archivwürdiges Schriftgut, (2.) Fristakten (nicht archivwürdige Unterlagen, die noch der Aufbewahrungsfrist unterliegen), und (3.) nicht archivwürdiges Schriftgut, das sofort vernichtet werden kann. 5 Über letzteres wird ein Kassationsprotokoll angefertigt. 6 Die Finanzierung dieser Maßnahme sowie die Vernichtung des nicht archivwürdigen Schriftguts obliegt der Kirchengemeinde.

7 Die nicht archivwürdigen Unterlagen, die noch der Aufbewahrungsfrist unterliegen, insbesondere Rendanturschriftgut, verbleiben in den Kirchengemeinden und sollen nach Ablauf der Frist durch diese sachgerecht vernichtet werden.

1 Im Zuge der zentralen Deponierung übernimmt das Historische Archiv die sachgemäße Aufbewahrung, Ordnung und Verzeichnung der Archivalien und versichert, sie mit derselben Sorgfalt zu behandeln wie alle übrigen Archivbestände. 2 Das Historische Archiv entscheidet über die Archivwürdigkeit des Schriftguts und alternativer Überlieferungsformen und ist berechtigt, im Zuge weiterer Nachbewertungen und mit vorheriger Zustimmung der Kirchengemeinde nicht archivwürdige Unterlagen zu vernichten. 3 Im Weiteren gelten die Bestimmungen §§ 7–11 der Kirchlichen Archivordnung.

1 Das Archivgut kann von der Kirchengemeinde innerhalb des Historischen Archivs gebührenfrei eingesehen und benutzt werden. 2 Ebenso können einzelne Archivalien reproduziert oder entliehen werden. 3 Gegenüber Dritten macht das Historische Archiv des Erzbistums Köln die übernommenen Unterlagen entsprechend der Kirchlichen Archivordnung zur Benutzung zugänglich.

1 Die Kirchengemeinde räumt dem Historischen Archiv, soweit sie Inhaberin der Nutzungsrechte ist, das Recht zur Vervielfältigung und Verbreitung der Archivalien oder der Reproduktionen in unbeschränkter Stückzahl, das Recht zur Ausstellung, das Recht zum Vortrag, zur Aufführung, zur Vorführung und das Senderecht bzw. das Recht zur Einstellung in Datenbanken ein. 2 Das Historische Archiv erhält das Recht, diese Rechte auch in elektronischer Form auf Dritte zu übertragen. 3 Bestehende Urheberrechte der Kirchengemeinde sowie Urheberrechte Dritter bleiben hiervon unberührt.

1 Die Finanzierung des Pfarrarchivs obliegt ab dem Zeitpunkt der Übernahme des Pfarrarchivs durch das Historische Archiv dem Erzbistum Köln. 2 Im Einzelnen finanziert werden: Überführung des Archivguts, zentrale Unterbringung, archivische Erschließung, Betreuung von Anfragen Dritter bzw. Benutzern sowie ggf. Digitalisierung und Restaurierung einzelner Archivalien. 3 Bei darüberhinausgehenden Digitalisierungswünschen der Kirchengemeinde und bei notwendigen Restaurierungsmaßnahmen ist eine Kostenbeteiligung der Kirchengemeinde geboten, insbesondere wenn es sich um die Beseitigung umfangreicher Altschäden handelt, die durch unsachgemäße Lagerung entstanden sind.

4 Die Richtlinien zur Finanzierung von Maßnahmen der Pfarrarchivpflege im Erzbistum Köln – Finanzierungsrichtlinie Pfarrarchivpflege – (Amtsblatt des Erzbistums Köln 2014 Nr. 221) sind hier nicht anwendbar, da diese nur für die sog. subsidiäre Pfarrarchivpflege gelten.

Ansprechpartner für alle Fragen im Zusammenhang mit den Pfarrarchiven und pfarrlichen Altregistraturen ist das Historische Archiv des Erzbistums Köln, Gereonstraße 2–4, 50670 Köln, Tel. 0221/1642-5800, archiv@erzbistumkoeln.de, www.erzbistumsarchiv-koeln.de; Frau Dr. Anne Ostermann und Herr Dr. Joachim Oepen.