1 Den Katholischen Hochschulgemeinden (KHG) im Erzbistum Köln stehen zur Erfüllung Ihrer Aufgaben jährlich der im Rahmen des genehmigten Wirtschaftsplanes finanzielle Mittel („Caritas-Mittel“) zur Unterstützung von unverschuldet in Not geratener (insbesondere ausländischer) Studierender zur Verfügung.

2 Diese Mittel speisen sich zunächst aus jährlich durch die HA 30 Schule/Hochschule zu beantragenden Mitteln des kirchlichen Sondervermögens, welches durch das Erzbischöfliche Stiftungszentrum verwaltet wird, und des Weiteren aus der Zuweisung von Kirchensteuermitteln. 3 Innerhalb dieser „Caritas-Mittel“ stehen den KHGn sog. Ad-hoc-Mittel für caritative Zwecke zur Verfügung (Näheres hierzu siehe unter 4.). 4 Die Höhe der insgesamt zur Verfügung stehenden Wirtschaftsmittel dieser Ad-hoc-Mittel („Sofort-Hilfen“) bemisst sich mit 30 % der jährlich zur Verfügung stehenden Caritas-Mittel und wird über das Konto „Ad-hoc-Mittel“ bereitgestellt. 5 Die „Caritas-Mittel“ sind dafür vorgesehen, Studierenden, welche sich in einer sozio-ökonomischen Notlage befinden, kurzfristig finanziell zu helfen, damit sie ihr Studium erfolgreich fortsetzen bzw. beenden können.

1 Die Zuwendung aus „Caritas-Mitteln“ an Bedürftige erfolgt durch die jeweils zuständigen Referentinnen und Referenten für Internationales oder Hochschulpfarrer in den KHGn. 2 Dies erfolgt nach vorheriger persönlicher Beratung. 3 Die Auszahlung dieser Einzelhilfen unterliegt folgender Bedingungen:

1 Ein Nachweis über die Überweisung bzw. Auszahlung der Einzelfallhilfe sowie Kopien der vorgelegten Unterlagen zur Bedürftigkeitsprüfung sind mit Beratungsprotokoll in einer jeweiligen namentlich zugeordneten Beratungsakte abzuheften und 10 Jahre (verschlossen) unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen aufzubewahren. 2 Die Höhe der gewährten caritativen Hilfen beläuft sich in der Regel auf max. 500 Euro pro Jahr und Hilfsbedürftigen - auch unter ggf. Einbezug von Hilfen gem. 4. 3 In seelsorgerisch begründeten und in der Beratungsakte dokumentierten Einzelfällen kann bei höherem Bedarf eine höhere finanzielle Einzelhilfe gewährt werden. 4 Bei der Mittelvergabe sind grundsätzlich die Vorgaben des Gemeinnützigkeitsrechts - insbesondere zum § 53 Abgabenordnung (AO (mildtätige Zwecke) - entsprechend zu beachten und die Regeln für die Sonderkassen unselbstständiger Einrichtungen des EBK einzuhalten.

1 Für seelsorgerische und individuell begründbare Einzelfälle stehen aus den oben angegebenen „Caritas-Mitteln“ den Hochschulpfarrern und zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der KHGn Budgets für caritative Zwecke als Adhoc-Mittel zur Verfügung („Soforthilfen“). 2 Die Höhe der insgesamt zur Verfügung stehenden Wirtschaftsmittel dieser Adhoc-Mittel („Sofort-Hilfen“) bemisst sich mit 30 % der jährlich zur Verfügung stehenden Caritas-Mittel. 3 Für Hilfszuwendungen aus diesen Budgets der jeweiligen KHGn muss in den genannten Einzelfällen die oben genannte materielle Bedürftigkeit nicht dokumentiert werden und es kann auf die Vorlage oben angegebener notwendiger Unterlagen - mit Ausnahme des Studentenausweises zzgl. amtl. 4 Pass oder Ausweis (soweit nicht persönlich bekannt) - verzichtet werden. 5 Alle hieraus getätigten Ausgaben und Einnahmen sind in einer Sammel-Akte „Sofort-Hilfen“ chronologisch sortiert nachzuweisen. 6 Diese Nachweise müssen 10 Jahre (verschlossen) unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen aufbewahrt werden. 7 Die Höhe der gewährten einmaligen caritativen Hilfen aus dem Bereich der Ad-hoc-Mittel beläuft sich in der Regel ebenfalls auf max. 500 Euro pro Hilfsbedürftigen. 8 Sollte sich im Rahmen eines (weiteren) Beratungsprozesses die Notwendigkeit weiterer Hilfszahlungen ergeben, erfolgen diese nach den Punkten 2. und 3. dieser Ordnung. 9 Ausgaben aus dem Budget der Ad-hoc-Hilfen innerhalb der „Caritas-Mittel“ sind im oben angegebenen Sinne zweckbestimmt dienstlich veranlasst und dienen ausschließlich dazu, dritten, bedürftigen Personen Geldleistungen zukommen zu lassen. 10 In seelsorgerisch begründeten und in der Sammel-Akte „Sofort-Hilfen“ dokumentierten Einzelfällen kann bei höherem Bedarf eine höhere finanzielle Einzelhilfe gewährt werden. 11 Jeder Einzelfall einer Ad-hoc-Mittel-Aufwendung ist mit einer Rechnung oder Quittung zu belegen, auf der der Anlass der Zuwendung sowie der Name und die Anschrift des Empfängers anzugeben sind. 12 Bei der Unterstützung bedürftiger Personen, deren Namen aus seelsorgerischen Gründen geheim zu halten sind, kann auf einen Empfangsbeleg sowie auf die Namhaftmachung des Begünstigten sowie Vorlage oben angegebener notwendiger Unterlagen verzichtet werden. 13 Hierfür sind dann ein sogenannter Eigenbeleg und ein Vermerk in die Sammel-Akte „Sofort-Hilfen“ unter Angabe des Betrages, des Anlasses der Zuwendung und an Stelle der Namensnennung ein „NN“ zulässig. 14 Zwei berechtigte Personen der KHG – davon mindestens ein/e pastorale/r Mitarbeitende/r sowie eine weitere, für die KHG unterschriftsberechtigte Person - müssen diese Auszahlung mit Unterschriften auf dem Eigenbeleg bestätigten. 15 Die Akte „Sofort-Hilfen“ wird einmal pro Jahr (bis zum 31.03. des Folgejahres) durch die HA Schule/Hochschule hinsichtlich ihrer Ordnungsmäßigkeit geprüft. 16 Darüber hinaus ist die StA Rechnungskammer des Erzbischöflichen Generalvikariates berechtigt, im Rahmen der Revisionsordnung für das Erzbistum Köln, die ordnungsgemäße Vergabe aller „Caritas-Mittel“ auch örtlich zu prüfen. 17 Bei Ausscheiden der Stelleninhaberin oder des Stelleninhabers erfolgt eine Übergabe der Akte „Sofort-Hilfen“ an ihre Nachfolgerin oder seinen Nachfolger.