Richtlinie des Erzbistums Köln zur Finanzierung und Personalbemessung für katholische Kindertageseinrichtungen in NRW

Vom 14. November 2023

ABl. EBK 2023, Nr. 164, S. 212

§ 1
Vorbemerkung

§ 2
Gültigkeitsbereich und Anspruchsberechtigung

1. katholische Kirchengemeinden oder Kirchengemeindeverbände als Träger von Kindertageseinrichtungen sowie
2. nichtpfarrliche katholische Träger von Kindertageseinrichtungen,

§ 3
Finanzierung des Trägeranteils durch das Erzbistum Köln

1. Das Erzbistum Köln leistet im Rahmen der verfügbaren Finanzmittel allen vorgenannten Trägern von Kindertageseinrichtungen den sich aus § 36 Abs. 2 KiBiz ergebenden Trägeranteil an:
   • den Kindpauschalen gem. § 33 KiBiz,
   • dem Mietzuschuss gem. § 34 KiBiz,
   • dem Zuschuss zu eingruppigen Einrichtungen gem. § 35 Abs. 1 u. 3 KiBiz und
   • dem Zuschuss zu Waldkindergärten gem. § 35 Abs. 2 u. 3 KiBiz
2. Die Finanzierung des Trägeranteils aus Kirchensteuermitteln erfolgt vorbehaltlich der Beachtung (1.) der innerhalb dieser Richtlinie genannten Fristen und Formerfordernisse, (2.) der Grundsätze einer wirtschaftlichen und sparsamen Mittelverwaltung gemäß § 8 und (3.) der Grundsätze der Personalbemessung gemäß § 9 ff. dieser Richtlinie und (4.) die Inanspruchnahme der Fachberatung durch den Diözesancaritasverband für das Erzbistum Köln (DiCV).
3. 1 Die zuweisungsrelevanten Daten gem. KiBiz entnimmt das Erzbistum Köln der zentralen Datenbank des Landes Nordrhein-Westfalens „KiBiz.web“. 2 Der Träger ist verpflichtet, sämtliche zuweisungsrelevanten Daten zu seinen Kindertageseinrichtungen rechtzeitig vor Beginn eines jeden Kindergartenjahres – d.h. regelmäßig bis Februar – vollständig und korrekt in KiBiz.web zu speichern. 3 Insbesondere Trägerwechsel für Kindertageseinrichtungen sind dem örtlichen Jugendamt unverzüglich nach der Genehmigung durch das Erzbistum Köln schriftlich mitzuteilen, so dass sie in KiBiz.web nachvollzogen werden können.
4. 1 Die Berechnung des Trägeranteils erfolgt vor Beginn eines jeden Kindergartenjahres auf Basis des Leistungsbescheides aus KiBiz.web. 2 Liegt der Leistungsbescheid nicht bis zum Stichtag der Berechnung des Trägeranteils vor, erfolgt eine Ermittlung der Kirchensteuerzuweisung auf der Basis des Zuschussantrags aus KiBiz.web für das betreffende Kindergartenjahr.
5. 1 Stellt das Jugendamt eine Änderung der Höhe der Kindpauschalen im Rahmen der Endabrechnung oder aufgrund von Verstößen im Hinblick auf formelle oder gesetzliche Vorschriften fest, ist der Träger verpflichtet, dies dem Erzbistum Köln spätestens zwei Wochen nach Bekanntwerden schriftlich mitzuteilen. 2 Der schriftlichen Meldung ist die amtliche Mitteilung der Änderung hinzuzufügen. 3 Insofern die Grundlage der Festsetzung der Änderung strittig ist, ist der amtlichen Mitteilung zusätzlich ein entsprechender Vermerk hinzuzufügen. 4 Klagefristen sind einzuhalten. 5 Die Meldung des Trägers wird im Rahmen des Korrekturverfahrens für die Kirchensteuerzuweisung des Erzbistums Köln berücksichtigt.

§ 4
Berücksichtigung von Zuschüssen Dritter

1. 1 Der Träger kann im Einzelfall mit einem Dritten vereinbaren, dass dieser teilweise oder vollständig die Finanzierung der Kindertageseinrichtung übernimmt. 2 Vereinbarungen über Zuschüsse Dritter bedürfen der Schriftform und sind genehmigungspflichtig durch das Erzbistum Köln.
2. 1 Der Träger teilt dem Erzbistum Köln im Rahmen der Wirtschaftsplanung eines jeden Jahres mit, in welcher Höhe die Zuschüsse des Dritten gezahlt werden. 2 Unterlässt der Träger die Übermittlung, behält sich das Erzbistum Köln vor, die Zahlung des Trägeranteils für das jeweilige darauffolgende Kindergartenjahr einzustellen, bis ihm diese Information durch den Träger vorgelegt wird. 3 Der Träger ist in diesem Zusammenhang verpflichtet, den Dritten rechtzeitig vor Beginn des Kindergartenjahres zur fristgerechten Übermittlung der schriftlichen Bewilligung aufzufordern.
3. Zuschüsse Dritter (z.B. Sonderfinanzierungen, Kostenerstattungen) und deren Verwendung sind entsprechend gesonderter Ausführungsbestimmungen zu dieser Richtlinie zu berücksichtigen.

§ 5
Rücklagen

1. 1 Nicht verausgabte Mittel nach § 36 Abs. 1 bis 3 KiBiz einschließlich des Trägeranteils (gem. § 3 Ziffer 1 dieser Richtlinie) werden nach § 40 Abs. 2 KiBiz einer Betriebskostenrücklage und sofern die Kindertageseinrichtung im Eigentum des Trägers steht nach § 40 Abs. 3 KiBiz einer Investitionsrücklage zugeführt, nachdem mögliche Kreditbestände getilgt wurden. 2 Bei Einrichtungen im Eigentum ist vorrangig die Betriebskostenrücklage zu bilden.
2. 1 In der kirchlichen Finanzbuchhaltung erfolgt demgegenüber keine Unterscheidung zwischen Betriebskosten- und Investitionsrücklage, so dass hier unverändert nur eine Kita-Rücklage geführt wird. 2 Darüber hinaus sind folgende Rücklagen in der kirchlichen Finanzbuchhaltung möglich:
   1. Verpflegungsrücklage
      Dazu gehören die Mittel, die mit Zustimmung des Elternbeirats gem. § 10 Abs. 5 KiBiz zu verwenden sind
   2. Projekt-Rücklage(n)
      Dazu gehören Mittel für Investitionsmaßnahmen sowie Mittel für zweckgebundene Maßnahmen
   2 Die bisherige Allgemeine Rücklage ist zum 01.08.2020 im Rahmen des Jahresabschlusses 2019/20 zu Gunsten der jeweiligen Kita-Rücklage aufzulösen. 3 Bei 100% sonderfinanzierten Einrichtungen erfolgt die Auflösung zu Gunsten der Kita-Rücklage einer anderen Einrichtung des Trägers mit dem geringsten Bestand.
3. Zur detaillierten Rücklagenentwicklung (Mittelverwendung auf Trägerebene) im Verwendungsnachweis (KiBiz.web) und der kirchlichen Finanzbuchhaltung wird auf die Arbeitshilfe „Mittelverwendung auf Trägerebene“ verwiesen.
4. Kita-Rücklagen, die in der kirchlichen Finanzbuchhaltung ausgewiesen werden und über die gesetzlichen Rücklagen nach dem KiBiz hinausgehen, sind Kirchensteuermittel, die der Liquidität des Trägers und dem wirtschaftlichen Handlungsspielraum, bezüglich der über das Jahresbudget hinausgehenden Geschäftsvorfälle, dienen und grundsätzlich rückzahlbar sind.

§ 5a
Defizitausgleich/interne „Kreditierung“ im Verwendungsnachweis

1. Ist im Verwendungsnachweis ein Kreditbestand ausgewiesen, so handelt es sich hierbei um eine Ausleihe aus der Kita-Rücklage.
   Eine Rückführung erfolgt in voller Höhe aus zukünftig erzielten Jahresüberschüssen auf Trägerebene.
   Die Abbildung der Ausleihe erfolgt in der kirchlichen Finanzbuchhaltung im Kitamandanten des Trägers in Abhängigkeit zum Kreditbestand des letzten festgestellten KiBiz-Verwendungsnachweises.
2. Erhält der Träger zum Ausgleich von Defiziten Drittmittel, sind diese als Kostenerstattung im Feld Defizitausgleich im Verwendungsnachweis zu erfassen.
3. Zur detaillierten Umsetzung im Verwendungsnachweis und der kirchlichen Finanzbuchhaltung wird auf die Ausführungsbestimmungen gem. § 4 Nr. 3 dieser Richtlinie verwiesen.

§ 6
Finanzierung von Bau- und Instandhaltungsmaßnahmen

1. 1 Nicht durch öffentliche Zuschüsse finanzierte Bau- und Instandhaltungskosten sind grundsätzlich als Investitionsaufwendungen im Verwendungsnachweis aufzuführen.
   2 Wenn die Gesamtkosten 15.000 Euro übersteigen, sind sie in der kirchlichen Finanzbuchhaltung als gesonderte Projekte im Kita-Mandanten unter Beachtung der geltenden Richtlinien und Ordnungen abzubilden.
   3 Bevor Kirchensteuermittel über den Trägeranteil zu den Kindpauschalen hinaus zur Verfügung gestellt werden, sind vorhandene Mittel gemäß nachfolgender, unter 2 a bis c genannter Reihenfolge dieser Richtlinie einzusetzen.
2. 1 Grundlage der Finanzierung von Bau- und Instandhaltungsmaßnahmen sind alle zur Verfügung stehenden Mittel des Trägers. 2 Hierbei handelt es sich um
   1. öffentliche Zuschüsse zur Baumaßnahme*
   2. Zuschüsse zu Baumaßnahmen aufgrund von Sonderfinanzierungsvereinbarungen*
   3. Kita-Rücklagen des Trägers unter Berücksichtigung eines Liquiditätsrückbehalts in Höhe von 1/12 der Kindpauschalen des jeweiligen Kita-Jahres, sofern es sich nicht um vollständig durch Dritte sonderfinanzierte Einrichtungen handelt.
   * entsprechende Bescheide (auch Ablehnungsbescheide) sind vorzulegen
   3 Die Träger sind in jedem Fall verpflichtet, öffentliche Zuschüsse zu den Investitionskosten zu beantragen. 2 Sobald die Baukosten die Drittmittel, die nicht dem Trägeranteil zuzuordnen sind, übersteigen, sind diese als Kosten im Verwendungsnachweis auszuweisen (vgl. auch § 4 Nr. 3 dieser Richtlinie). 4 Sofern die KiBiz-Mittel der betroffenen wie auch zuführender Kindertageseinrichtungen nicht ausreichen die Ausgaben zu decken, sind Kreditaufnahmen auszuweisen.
3. 1 In folgenden Fällen ist mit Beantragung der Vollplanungsgenehmigung der Baumaßnahme eine Finanzierungsvereinbarung zwischen dem Träger und dem Dritten zu treffen:
   1. Es sollen neue Plätze in einer Kindertageseinrichtung geschaffen,
   2. eine Gruppenumwandlung auf Betreiben der Kommune umgesetzt oder
   3. der Trägeranteil einer Kindertageseinrichtung zu 100% sonderfinanziert werden.
   2 Eine Finanzierungsvereinbarung zwischen dem Träger und dem Dritten ist in der Form zu treffen, dass neben den Kindpauschalen und den Rücklagen nach KiBiz dieser Kindertageseinrichtung keine Mittel anderer Kindertageseinrichtungen des Trägers oder Bistumsmittel eingesetzt werden. 3 Entgegenstehende Vereinbarungen sind entsprechend anzupassen. 3 Bei anteiliger Sonderfinanzierung ist entsprechend des Anteils analog zu verfahren.

§ 7
Defizitausgleichsverfahren

1. 1 Reichen in einem Kindergartenjahr die Kindpauschalen nicht aus, um die Ausgaben einer oder mehrerer Kindertageseinrichtungen auf Trägerebene zu decken, kann der Träger beim Erzbischöflichen Generalvikariat einen schriftlichen Antrag auf eine gesonderte Zuweisung stellen.
   2 Regelungen über die im Defizitausgleichsverfahren an den Träger gezahlten Zuweisungen bleiben gesonderten Ausführungsbestimmungen zu dieser Vorschrift vorbehalten.
   3 Grundlage für die Feststellung des Defizits ist der Jahresabschluss aus der kirchlichen Finanzbuchhaltung für das jeweilige Kindergartenjahr.
2. Bevor Kirchensteuermittel durch das Erzbistum Köln zur Verfügung gestellt werden, sind zur Deckung des Defizits die vorhandenen Mittel in der nachfolgend genannten Reihenfolge einzusetzen:
   1. Kita-Rücklage der defizitären Kindertageseinrichtung,
   2. Defizitausgleich durch einen Dritten (falls vertraglich geregelt)
   3. Kita-Rücklage der übrigen Kindertageseinrichtungen des Trägers (gilt nicht für vollständig durch Dritte sonderfinanzierte Einrichtungen),
   die Verpflegungsrücklagen und Projekt-Rücklagen bleiben unberücksichtigt.
3. 1 Ein Antrag auf eine gesonderte Zuweisung für den Ausgleich eines Defizits ist gemäß der oben genannten Ausführungsbestimmung zu § 7 Nr. 1 dieser Richtlinie zu stellen. 2 Voraussetzung für die Gewährung gesonderter Zuweisungen durch das Erzbistum Köln ist die Einhaltung der staatlichen Vorgaben und der Vorschriften dieser Richtlinie (vgl. insbesondere § 3 Abs. 2 dieser Richtlinie). 3 Führt die Nichteinhaltung dieser Bestimmungen zu Mehrkosten, trägt der Träger diese aus den Eigenmitteln des Betriebsmandanten.

§ 8
Grundsätze der wirtschaftlichen Mittelverwaltung im Bereich der Sachkosten

§ 9
Personalbesetzung

1. 1 Die Mindestbesetzung der pädagogischen Kräfte pro Gruppe hat entsprechend § 28 Abs. 1, § 36 Abs. 4 und der Anlage zu § 33 Abs. 1 KiBiz sowie der dazugehörenden „Verordnung zu den Grundsätzen über die Qualifikation und den Personalschlüssel (Personalverordnung) nach § 26 Abs. 3 Nr. 3 KiBiz a.F. bzw. § 54 Abs. 3 Nr. 4 KiBiz n.F. in der jeweils gültigen Fassung zu erfolgen. 2 Dies bedeutet, dass Fachkraftstunden nach der Mindestanzahl der Anlage zu § 33 Abs. 1 KiBiz vorzuhalten sind. 3 In der Gruppenform III ist zu beachten, dass Ergänzungskraftstunden in gleicher Höhe wie die Mindestanzahl der vorgegebenen Fachkraftstunden nach der Anlage zu § 33 Abs. 1 KiBiz berücksichtigt werden müssen.
2. 1 Eingruppige Kindertageseinrichtungen mit der Gruppenform III müssen mit zwei Fachkräften besetzt sein. 2 Weitere gruppenbezogene Stunden, die sich aus der Anlage zu § 33 Abs. 1 KiBiz ergeben, sind mit einer Ergänzungskraft zu besetzen.
3. 1 In Kindertageseinrichtungen mit einer Durchschnittsbelegung von mindestens 50 Plätzen und mindestens drei Gruppen ist eine ständige stellvertretende Leitung zu bestellen. 2 In zweigruppigen Kindertageseinrichtungen können ständige stellvertretende Leitungskräfte, die diese Funktion zum 01.05.2008 inne hatten, diese Funktion behalten, solange die Einrichtung zweigruppig bleibt (Bestandschutz).
   3 In den Fällen von einrichtungsübergreifend tätigen Leitungskräften gemäß nachfolgender Nr. 5 ist die Bestellung einer ständigen stellvertretenden Leitungskraft auch dann zulässig, wenn die Kindertageseinrichtungen die Kriterien nach Satz 1 nicht erfüllen.
   4 Der Einsatz einer ständigen stellvertretenden Leitungskraft bedarf zuvor der befürwortenden Stellungnahme des Diözesan-Caritasverbandes.
4. 1 Ergänzungskraftstundenkontingente können mit Fachkräften besetzt werden. 2 Die Eingruppierung erfolgt gemäß der Kirchlichen Arbeits- und Vergütungsordnung.
5. Der Einsatz einer einrichtungsübergreifend tätigen Leitungskraft ist genehmigungspflichtig; sie bedarf zuvor der befürwortenden Stellungnahme der Fachberatung des Diözesan-Caritasverbandes.
6. 1 Um die Träger vor den Folgen einer Unterschreitung der Mindestbesetzung zu schützen, ermöglicht das Erzbistum Köln den Trägern im Sinne des § 2 dieser Richtlinie das Vorhalten eines Personalpuffers. 2 Konkretisiert wird dies in der entsprechenden Ausführungsbestimmung.

§ 10
Freistellung der Leitungskraft

§ 11
Weitere Freistellung

1. 1 Zur pastoralen Qualifizierung und zur Entwicklung bzw. Aufrechterhaltung des pastoralen Profils der Kindertageseinrichtung ist vorrangig die Leitungskraft mit vier weiteren Wochenstunden oder eine andere Fachkraft mit vier Wochenstunden freizustellen.
   2 Die vier Wochenstunden zur pastoralen Qualifizierung werden auf die Anzahl der Gesamtpersonalkraftstunden gemäß der Anlage zu § 33 Abs. 1 KiBiz angerechnet.
2. 1 In jeder Kindertageseinrichtung im Bereich eines vom Erzbischof von Köln anerkannten Katholischen Familienzentrums ist darüber hinaus für die spezifischen Aufgaben die Leitungskraft oder eine Fachkraft mit zwei Stunden freizustellen.
   2 Diese zwei Wochenstunden dienen der Umsetzung der Aufgaben gem. § 13 KiBiz und werden auf die Anzahl der Gesamtpersonalkraftstunden gemäß der Anlage zu § 33 Abs. 1 KiBiz angerechnet.
3. Die in den Absätzen 1 und 2 dargestellten Grundsätze einer weiteren Freistellung gelten bis zu einem Widerruf durch das Erzbischöfliche Generalvikariat.
4. Die Regelungen der Absätze 1 bis 3 gelten auch für Kindertageseinrichtungen in Trägerschaft der Kirchengemeinden oder Kirchengemeindeverbände, die zu 100 % sonderfinanziert sind.

§ 12
Auszubildende, FSJ, BFD

§ 13
Vertretungsregelungen

1. 1 Der Träger hat nach § 28 und § 29 KiBiz die personelle Mindestbesetzung gemäß der Anlage zu § 33 Abs. 1 KiBiz auch in Ausfallzeiten sicherzustellen und Personalausfälle zu kompensieren. 2 Er entscheidet in Abstimmung mit der Leitungskraft über den Einsatz von Vertretungskräften und weitere Kompensationsmaßnahmen.
2. 1 Beim Ausfall von Personal ist vor der Neueinstellung einer Vertretungskraft zu prüfen, ob die Ausfallzeiten kostenneutral kompensiert werden können. 2 Diese Kompensation kann erfolgen durch:
   • Einsatz der Mitarbeitenden nach § 9 Nr. 6 dieser Richtlinie und der entsprechenden Ausführungsbestimmung
   • Einsatz einer Berufspraktikantin / eines Berufspraktikanten und/oder einer Praktikantin / eines Praktikanten in Praxisintegrierter Ausbildung (PiA), einer Absolventin/ eines Absolventen des Dualen Studiums. Die Regelungen der jeweils gültigen Personalverordnung sind dabei zu beachten.
   • Weitere Leitungsfreistellungsstunden nach § 11 dieser Richtlinie
   • Einsatz von Kräften aus anderen Einrichtungen des gleichen Trägers soweit die personelle Mindestbesetzung in den anderen Kindertageseinrichtungen nicht unterlaufen wird.
3. 1 Beim Einsatz von Vertretungskräften sind der notwendige Beschäftigungsumfang und die Qualifizierung der Vertretungskraft zu prüfen. 2 Bei langfristigen Vertretungserfordernissen (längerfristige Erkrankungen, Reha-Maßnahmen, etc.) wird eine Rücksprache mit der Fachberatung des Diözesan-Caritasverbandes empfohlen.
   3 Zum Nachweis der Notwendigkeit sind Mehrkosten verursachende Vertretungseinsätze zu dokumentieren und zu begründen oder im Vorfeld des Einsatzes eine Genehmigung im Erzbischöflichen Generalvikariat einzuholen.

§ 14
Anpassung der Personalbemessung

1. Der Leistungsbescheid des Jugendamtes in KiBiz.web ist mit den bewilligten Kindpauschalen die verbindliche Grundlage für die Personalbemessung der Tageseinrichtung für das gesamte folgende Kindergartenjahr (1. August – 31. Juli).
2. Personalanpassungen:
   1. 1 Weicht die tatsächliche Zahl der Betreuungsverträge vom Leistungsbescheid derart ab, dass dies zu Personalanpassungen führen soll, ist dies in der konkreten Personalausstattung unter Berücksichtigung der Planungsgarantie angemessen zu berücksichtigen. 2 Zur Vermeidung eines hohen Verwaltungsaufwandes sind Personalstundenkürzungen im Rahmen der Planung der Personalbemessung für das folgende Kindergartenjahr nur dann erforderlich, wenn die notwendige Reduzierung der Personalstunden mehr als zwei Stunden je Gruppe der Tageseinrichtung beträgt.
   2. Bei einer im Laufe des Kindergartenjahres eintretenden Unterschreitung der Gruppenstärke von mehr als 20% der Gesamtplatzzahl der Einrichtung sind Personalanpassungen zum nächstmöglichen Zeitpunkt erforderlich.

§ 15
Inkrafttreten