Erzbistum Köln
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Vertretungsregelung für liturgische Dienste und Aufgaben im Pfarrbüro

Vom 27. März 2002

ABl. EBK 2002, Nr. 109, S. 108;
geändert am 5. März 2024 (ABl. EBK 2024, Nr. 65, S. 79)

Aus unterschiedlichen Anlässen ist es in den Kirchengemeinden immer wieder erforderlich, dass liturgische Dienste oder Aufgaben im Pfarrbüro von Aushilfs- und Vertretungskräften übernommen werden. Dabei sind arbeitsrechtliche-, sozialversicherungs- und steuerrechtliche Vorschriften unbedingt zu beachten. Änderungen in diesen Vorschriften machen die Veröffentlichung dieser Vertretungsregelung erforderlich.
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I. Kirchenmusiker/innen

  1. Vertretung des Stelleninhabers/ der Stelleninhaberin:
    1 Nehmen Aushilfskräfte für einen befristeten Zeitraum stellenplanmäßige Aufgaben des/der Kirchenmusikers/in wahr, kommt ein befristetes Arbeitsverhältnis zu Stande, für das ein schriftlicher Arbeitsvertrag nach KAVO abzuschließen ist.
    2 Fällt die Vertretungstätigkeit immer wieder, aber unregelmäßig und von der zeitlichen Lage nicht langfristig vorhersehbar an, kann die Beschäftigung als Arbeit auf Abruf vereinbart werden.
    3 Beispielsfälle sind etwa die (vorübergehende) Vakanz der Stelle, längere Erkrankung oder Elternzeit bzw. Sonderurlaub des Stelleninhabers/der -inhaberin.
    4 Zur Frage der Genehmigungspflicht solcher Verträge sind die Regelungen zur kirchenaufsichtlichen Genehmigung von Arbeitsverträgen der Kirchengemeinden und Kirchengemeindeverbände (Amtsblatt des Erzbistums Köln 2000, Nr. 193) zu beachten.
  2. Vertretung des/der Stelleninhabers/in in Einzelfällen:
    1 In anderen Vertretungsfällen (z.B. Urlaub, kurzfristige Erkrankung, freier Tag des Stelleninhabers/der Stelleninhaberin), in denen regelmäßig nur einzelne Dienste, aber nicht alle Aufgaben des Stelleninhabers/der Stelleninhaberin übernommen werden, können Vertretungen mit einer Aufwandsentschädigung vergütet werden.
    2 Für die Vertretungsdienste der Organisten werden für jeden einzelnen Dienst pauschal € 35,00 brutto vergütet.
    3 Für die Vertretungsdienste als Chorleiter werden für jede Probe (2 Stunden) und je Gottesdienst mit Einsingphase € 100,00 brutto vergütet; dies entspricht einer Vergütung von € 50,00 brutto für eine Stunde.
    4 Grundsätzlich handelt es sich bei diesen Tätigkeiten um eine abhängige, und damit steuer- und sozialversicherungspflichtige Tätigkeit.
    5 Die o.g. Beträge können nach § 3 Nr. 26 Einkommensteuergesetz (EStG) steuer- und damit nach § 14 Abs. 1 SGB IV auch sozialversicherungsfrei ausgezahlt werden, wenn die Tätigkeit nebenberuflich ausgeübt und die entsprechenden Freigrenzen von derzeit € 3.000,00/Jahr nicht überschritten wird. 6 Ob diese Voraussetzung vorliegt, ist von der Vertretungskraft schriftlich zu erklären. 7 Hierfür steht ein entsprechender Vordruck bei der Regionalrendantur zur Verfügung.
    8 Ist eine steuerfreie Zahlung nicht möglich, da die Freigrenzen ausgeschöpft sind bzw. teilweise überschritten werden., so ist hinsichtlich des nicht steuerfreien Teils der Vergütung zu prüfen, ob diese nach den Regelungen für ein geringfügiges, insbesondere kurzfristiges (z.B. beim Einsatz von Schülern, Studenten oder Rentnern) Beschäftigungsverhältnis gezahlt werden kann.
  3. Einmalige Aufführungen
    1 Sind für einmalige Aufführungen im Rahmen von besonderen Messen, Kirchenkonzerten oder sonstigen vergleichbaren Veranstaltungen auswärtige Künstler tätig, ist in der Regel ein Honorar auf der Grundlage der mit dem Künstler getroffenen Vereinbarungen zu zahlen. 2 Ein Beschäftigungsverhältnis besteht in diesen Fällen nicht.
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II. Küster/innen und Pfarramtssekretär/innen

  1. Vertretung des Stelleninhabers/der Stelleninhaberin
    1 Nehmen Aushilfskräfte für einen befristeten Zeitraum stellenplanmäßige Aufgaben der Küster/innen oder Pfarramtsekretär/innen wahr, kommt ein befristetes Arbeitsverhältnis zu Stande.
    2 Beispielsfälle sind auch hier die (vorübergehende)Vakanz der Stelle, längere Erkrankung oder Elternzeit bzw. Sonderurlaub des Stelleninhabers/der Stelleninhaberin. 3 Im Einzelfall ist zu prüfen, ob es sich um eine geringfügige Beschäftigung handelt oder nicht.
    4 Zur Frage der Genehmigungspflicht solcher Verträge sind die Regelungen zur kirchenaufsichtlichen Genehmigung von Arbeitsverträgen der Kirchengemeinden und Kirchengemeindeverbände (Amtsblatt des Erzbistums Köln 2000, Nr. 193) zu beachten.
  2. Vertretung des Stelleninhabers/der Stelleninhaberin in Einzelfällen
    1 Auch in anderen Vertretungsfällen handelt es sich um eine abhängige und damit steuer- und sozialversicherungspflichtige Tätigkeit. 2 Eine steuer- und sozialversicherungsfreie Auszahlung nach § 3 Nr. 26 EStG ist ausgeschlossen, weil die Voraussetzungen nach dem EStG nicht erfüllt sind.
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III. Finanzierung und Abrechnung der Kosten

1 Für Aushilfstätigkeiten gem. Ziff. I.1 und II werden die anfallenden Kosten in Höhe der lt. KAVO zu zahlenden Vergütung im Rahmen des genehmigten Stellenplans aus der Bedarfszuweisung finanziert.
2 Für Aushilfstätigkeiten gem. Ziff. 1.2 werden den Kirchengemeinden ggfs. auf Antrag jährlich Pauschalbeträge zur Verfügung gestellt. 3 Die Pauschalbeträge übersteigende Ausgaben sind von den Kirchengemeinden aus örtlichen Mitteln zu finanzieren.
4 In den Fällen der Ziff. 1.3 sind die Kosten aus örtlichen Mitteln zu tragen.
5 Die Abrechnung erfolgt in den Fällen zu I.1,2 und II. ausschließlich über die Abteilung 802 Personalverwaltung und -aufsicht.
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IV. In Kraft treten

1 Diese Bestimmungen treten mit ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt des Erzbistums Köln in Kraft.
2 Die Regelungen über „Vertretungskosten für Organisten- und Chorleiterdienste“ vom 30.4.1996 (Amtsblatt des Erzbistums Köln 1996, Nr. 127) treten zum selben Zeitpunkt außer Kraft.