Richtlinien zur Finanzierung von Maßnahmen der Pfarrarchivpflege im Erzbistum Köln

Vom 10. November 2014

ABl. EBK 2014, Nr. 221, S. 265

Gemäß § 14 der Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche (Kirchliche Archivanordnung – KAO vom 12. Februar 2014, Amtsblatt des Erzbistums Köln 2014, Nr. 16) werden die nachfolgenden Finanzierungsrichtlinien zur Pfarrarchivpflege erlassen:

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1.0 Zweck der Finanzierungsrichtlinien

1 Das Archiv einer Pfarrgemeinde dokumentiert deren Wirken und erfüllt als Gedächtnis der Pfarrgemeinde, aber auch der Gesellschaft des Ortes oder des Stadtviertels sowie als Teil der kirchlichen Kulturgüter eine wichtige pastorale Funktion. 2 Das Pfarrarchiv dient der Erforschung der Geschichte der Pfarrgemeinde und des Ortes, der pfarrlichen Verwaltung und der Rechtssicherung. 3 Ferner ist im Interesse der geschichtlichen Wahrheit das Pfarrarchiv wie alle kirchlichen Archive grundsätzlich für eine Nutzung durch Dritte geöffnet.

4 Es ist Aufgabe der Pfarrer, Rektoren und Kirchenvorstände sowie anderer Verantwortlicher, für die gesicherte Aufbewahrung sowie die Bewertung, Ordnung und Verzeichnung des Pfarrarchivs sowie aller noch nicht ins Archiv übernommenen Unterlagen, welche die einzelnen pfarrlichen Stellen und Funktionsträger zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr ständig benötigen, Sorge zu tragen.

5 Entsprechende Maßnahmen führen unter organisatorischen, finanziell und personell veränderten Rahmenbedingungen in der Regel zu größeren Investitionen und belasten die Kirchengemeinden in oft unzumutbarer Weise. 6 Um notwendige Maßnahmen zur Pfarrarchivpflege zu fördern und deren Finanzierung zu gewährleisten, besteht unter den unten aufgeführten Voraussetzungen die Möglichkeit einer Zuweisung aus Kirchensteuermitteln.

2.0 Rechtsgrundlagen

Die Grundlagen der Verwaltung, Sicherung und Nutzung der Pfarrarchive regelt die Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche (Kirchliche Archivanordnung – KAO vom 12. Februar 2014, Amtsblatt des Erzbistums Köln 2014, Nr. 16).

3.0 Aufsicht durch das Historische Archiv des Erzbistums Köln

3.1: Das Historische Archiv des Erzbistums Köln nimmt gem. § 12 Abs. 2 KAO die Aufsicht über die Archive der Kirchengemeinden wahr.
3.2: Den Kirchengemeinden obliegt es, das Historische Archiv als Fachaufsichtsstelle über sämtliche Ordnungs- und Verzeichnungsmaßnahmen sowie über Fragen der Einrichtung neuer Lagerungsräume zu informieren.
3.3: Im Rahmen seiner Fachaufsicht berät, prüft oder unterstützt das Historische Archiv des Erzbistums Köln die ordnungsgemäße Unterbringung der Pfarrarchive sowie entsprechende Bewertungs-, Ordnungs- und Verzeichnungsarbeiten.

4.0 Geförderte Maßnahmen der Pfarrarchivpflege

4.1

Folgende Maßnahmen zur Pfarrarchivpflege einschließlich aller notwendigen Nebenkosten können im Rahmen der Verfügbarkeit entsprechender Wirtschaftsplanmittel durch Zuweisung aus Kirchensteuermitteln gefördert werden:

Bewertung, Ordnung und Verzeichnung des Pfarrarchivs und von pfarrlichem Schriftgut durch externe Dienstleister,
Beschaffung von Mobiliar zur sachgerechten Verwahrung von Archivgut (Archivschränke, Archivregale, Plan-, Fotoschränke).

4.2

Im Rahmen dieser Finanzierungsrichtlinien erfolgt keine Zuweisung aus Kirchensteuermitteln für Bau- und Instandhaltungsmaßnahmen an Archivräumen, für Restaurierungs- und Konservierungsmaßnahmen an Archivgut sowie für Sicherungsmaßnahmen von Archivgut durch Verfilmung oder Digitalisierung.

4.3

Sachgerechtes Verpackungsmaterial für Archivgut (Archivkartons, Mappen) kann im Rahmen von Bewertungs-, Ordnungs- und Verzeichnungsmaßnahmen kostenfrei vom Historischen Archiv des Erzbistums gestellt werden.

5.0 Fördervoraussetzungen

5.1: 1 Anträge sind an das Historische Archiv des Erzbistums Köln zu richten. 2 Dabei sind entsprechende Angebote, eine Gesamtkalkulation der geplanten Maßnahme einschließlich Angaben über etwaige Förderung durch Dritte sowie ein Kirchenvorstandsbeschluss über die Durchführung der Maßnahme einschließlich eines Finanzierungsvorschlages mit einzureichen.
5.2: 1 Ein Antrag auf Förderung durch Zuweisung aus Kirchensteuermitteln für die in 4.1 genannten Maßnahmen ist grundsätzlich vor Beginn der Maßnahme zu stellen. 2 Lediglich eine Bewertung des Schriftgutes kann vorgelagert werden, sofern diese notwendig ist, um eine zuverlässige Gesamtkalkulation zu erstellen. 3 In solchen Fällen können die bereits verausgabten Kosten für die vorgelagerte Bewertung in die Gesamtkalkulation einfließen.
5.3: 1 Ein Antrag auf Förderung durch Zuweisung aus Kirchensteuermitteln für die in 4.1 genannten Maßnahmen ist möglich ab einer Gesamtkostenhöhe von 10.000 €. 2 Diese Kostenhöhe kann auch erreicht werden durch im Rahmen einer Gesamtmaßnahme durchzuführende Teilmaßnahmen an mehreren unterschiedlichen Pfarrarchivbeständen eines Seelsorgebereiches oder an mehreren unterschiedlichen Pfarrarchivbeständen ehemals eigenständiger, jetzt aber zu einer Kirchengemeinde zusammengeschlossenen Kirchengemeinden.
5.4: Die in 4.1 beschriebenen Maßnahmen ab der in 5.3 genannten Kostenhöhe können mit bis zu 70 von Hundert aus Kirchensteuermitteln gefördert werden.

6.0 Inkrafttreten

Diese Finanzierungsrichtlinien treten zum 1. Januar 2015 in Kraft.